7 بنود يجب إضافتها إلى عقد الكوتشينغ

يتَّسم الكوتش بالفضول والاهتمام بعملائه وخدمتهم من جهة، وبالمهارة في مجال الأعمال، ووضع المعايير المناسبة لمهنة الكوتشينغ من جهة أخرى، ويضع أي كوتش محترِف نظاماً قوياً لإنشاء عقود الكوتشينغ، وهو ليس بالأمر الصعب. 

لقد ولَّت الأيام التي كانت تُتبادَل فيها رسائل البريد الإلكتروني المرفقة بالمستندات للتفاهم على إجراءات الكوتشينغ، وحلَّ محلها العقد المهني متقن الصياغة مع عملية بسيطة لتوقيعه، ما يتيح للكوتش الماهر في مجال الأعمال تقديم الخدمات ومساعدة الآخرين على النمو بسرعة وكفاءة أكبر.

أهمية توقيع عقد الكوتشينغ

عقد الكوتشينغ هو وثيقة قانونية تحمي كُلًّا من الكوتشز والعملاء، وهو طريقة مفيدة لوضع حدود للعلاقة بينهما، وعادةً ما تكون جزءاً من عملية تأهيل العملاء؛ إذ يتيح وصف نوع الكوتشينغ، وتحديد السلوك المتوقَّع، والمدفوعات ومدة الخدمة، التواصل بوضوح وصدق قبل تقديم الخدمة لهم.

إحدى الكفاءات الأساسية للاتحاد الدولي للكوتشينغ (ICF) هي إنشاء العلاقة بين الكوتش والعميل؛ إذ من المتوقَّع أن يُنشئ الكوتشز المعتمَدون من الاتحاد اتفاقيات مع العملاء ويحافظون عليها، حتى وإن لم يكن جميع الكوتشز معتمَدين، إلَّا أنَّه من المفيد دوماً فهم هذه "القاعدة" والالتزام بها.

يُعدُّ عقد الكوتشينغ عملية أساسية في مهنة الكوتشينغ، لأنَّ الاتفاقية المكتوبة بإتقان توضِّح العمليات والخطط والأهداف الخاصة بنوع الكوتشينغ الذي يُتعاقَد عليه؛ لذا من الهام أن نذكر في كلِّ عقد مسؤوليات كل طرف.

يجب على كل عميل أن يفهم تماماً عملية الكوتشينغ وأهدافها، فيغطِّي الكوتشينغ التنمية الشخصية في مجالات الحياة، بما في ذلك العلاقات والوظيفة والروحانية والقِيَم والأمور المالية والتعليم والترفيه والصحة والتغيير واتخاذ القرارات؛ لذا من الهام التأكد من أنَّ جميع العملاء يفهمون تماماً مسؤوليتهم الشخصية عن سلامتهم خلال العملية.

من الهام أيضاً أن يفهم العملاء أنَّ الهدف من الكوتشينغ ليس تقديم المشورة الطبية، وهو يختلف عن الاستشارات في مجال الصحة النفسية أو علاج تعاطي المخدرات أو عرض الخبرة والمشورة، ويجب إضافة تدريس المبادئ والمهارات في علم النفس الإيجابي أو مجالات الكوتشينغ الأخرى إلى العقد بوصفه جزءاً من عملية الكوتشينغ.

بنود أساسية يجب توافرها في اتفاقية الكوتشينغ

1. وصف الكوتشينغ

لا يعلم الكثير من العملاء طبيعة الكوتشينغ قبل توقيع العقد؛ لذا تُعدُّ إضافة وصف لنوع الكوتشينغ الذي تقدِّمه طريقة مفيدة لتحديد توقُّعات العملاء حول ما يقدِّمه الكوتشينغ وما لا يقدِّمه، وتتيح إضافة هذا البند إلى الاتفاقية توضيح الخدمة منذ بدايتها.

2. العلاقة بين الكوتش والعميل

من الهام وضع الحدود في العلاقة بين العميل والكوتش، فيوضِّح هذا البند في العقد الطرائق التي يمكن من خلالها التواصل بالكوتش وأسباب التواصل، ويجب أن يشعر العملاء بالأمان حيال الكشف عن معلوماتهم الشخصية، ولكن في الوقت نفسه يجب أن يكونوا ملزَمين بالمعايير المذكورة بالعقد المتعلقة بالتواصل مع الكوتش.

3. الخدمات

يجب أن يفهم العملاء نوع الخدمات التي يقدِّمها الكوتش؛ إذ يوضِّح هذا البند هذه الخدمات وعملية تقديمها، فيجب أن يعرف العملاء كيف سيُجرى الكوتشينغ (سواء عبر الإنترنت أم على أرض الواقع مثلاً).

اكتب بوضوح أنَّه لا ينبغي الخلط بين الكوتشينغ والاستشارة المهنية في مجال الصحة النفسية، أو اعتبار الكوتشينغ بديلاً عنها؛ فحين توضِّح أنَّ الكوتش لا يحمل رخصة في مجال الصحة النفسية، يوفِّر ذلك الحماية القانونية لكلَّاً من الكوتش والعميل، وعلى الرغم من أنَّ الهدف من الكوتشينغ قد يكون علاجياً، إلَّا أنَّه من الضروري أن يفهم العملاء أنَّ الكوتشينغ ليس علاجاً.

من الهام أيضاً إضافة فقرة تتضمَّن إبلاغ الكوتش بخدمات الصحة النفسية التي يقدِّمها طبيب نفسي أو أخصائي اجتماعي أو معالج أو استشاري معتمَد، ويُنصَح أيضاً بإضافة بند يتضمَّن توصيات مقدِّمي خدمات الصحة النفسية للعمل مع الكوتش، فقد يلزم أيضاً الموافقة على تبادل المعلومات بين الكوتش وأخصائي الصحة النفسية.

4. الإفصاح عن المعلومات إن أمكن

إذا شارَكَ الكوتشز في برامج تدريب أو استشارة، ويريدون مشاركة موضوعات العملاء باسم مجهول، فيجب الإفصاح عن ذلك في العقد، وإذا عمِلَ العميل مع أخصائي في الصحة النفسية، فمن المستحسن إضافة بند الإفصاح عن المعلومات لهذا الهدف أيضاً، كما يُنصح بتوقيع نموذج منفصل عنه وتسجيل تاريخه.

5. جدول المواعيد والرسوم

من الهام إضافة بند يتضمَّن الرسوم وجدول المواعيد ومدة الخدمة إلى عقد الكوتشينغ، وعند إبرام الاتفاقية، يجب أن يكون الكوتش والعميل على عِلمٍ بالمبلغ الإجمالي للرسوم وعدد الجلسات ومدة كل جلسة وطريقة الدفع، وتتطلب بعض العقود دفعة أوَّلية، والتي يجب إضافتها دائماً إلى العقد.

6. سياسة وإجراءات الإلغاء

قد تحدثُ عدد من المواقف غير المتوقَّعة خلال عملية الكوتشينغ، وقد يود العملاء أو الكوتشز إلغاء العقد؛ لذا  فإنَّ إضافة بند خاص بسياسة الإلغاء وإجراءات القيام بذلك إلى العقد أمر هام.

لذلك وضِّحْ أيضاً الإجراءات المتَّبَعة لإعادة تحديد مواعيد جلسات الكوتشينغ في العقد، ممَّا يوفِّر وقت الكوتش والعملاء، ويبني علاقة قائمة على الاحترام بينهما، وإنَّ وقت الطرفين ثمين، وبالتالي فإنَّ وضع إجراءات رسمية لاحترام هذا الوقت أمر هام.

7. السرية وقواعد الأخلاق

الكوتشينغ هو علاقة سرية، ويجب ذكر ذلك في العقد، إلَّا أنَّ المعلومات التي تُتَبادَل في الكوتشينغ ليست محمية بالقانون كما هو الحال عند العمل مع أخصائيٍّ معتمَد في الصحة النفسية؛ لذا يُنصح بإدراج بند في العقد ينصُّ على أنَّ التواصل بين الكوتش والعملاء يمكن أن يكون ملزماً بموجب القانون.

إنشاء العقود وإرسالها والاحتفاظ بها بصورة آمنة

من الهام تحديد خطة لإنشاء العقود وإرسالها والاحتفاظ بها بصورة آمنة، فيوفِّر تبسيط هذه العملية للكوتشز مزيداً من الوقت لخدمة عملائهم، ويُقلِّل الوقت الذي يقضونه في التعامل مع الإجراءات الإدارية.

أظهرَتْ نظريات التحفيز البشري أنَّ تسهيل المهام يزيد من معدَّل إنجازها؛ إذ من المرجَّح أن يقدِّم الناس وقتهم وأموالهم إذا كانت الإجراءات المطلوبة سهلة وسريعة، لا سيما مع استخدام التكنولوجيا، ويجب أن يكون العقد شاملاً، ولكن يسهُل إكماله.

نموذج من عقود الكوتشينغ

قدَّم الاتحاد الدولي للكوتشينغ نموذجاً مجانياً لمساعدة الكوتشز على إنشاء عقودهم، وإنَّه نموذج مفيد؛ لأنَّه يتضمَّن كل ما هو مطلوب للالتزام به، فتتبع الوثيقة المبادئ التوجيهية القانونية للالتزام التعاقدي، ويتيح النموذج للكوتش إنشاء عقد الكوتشينغ بنفسه، وهذه العملية ليست بالمملة.

ألقِ نظرة شاملة على الكلمات التي تفضِّل استخدامها في هذه العملية، حتى تقدِّم لجميع عملائك خدمة مميَّزة.

عقود الكوتشينغ الجماعي

عقود الكوتشينغ الجماعي شبيهة بعقود الكوتشينغ الفردي من حيث أنَّها توفر الحماية لكلٍّ من الكوتشز والعملاء، ولكن عند تقديم خدمة الكوتشينغ لمجموعة من العملاء، من الهام إضافة بند يوضِّح أنَّ أي شيء يُقدَّم ضمن المجموعة لا يندرج تحت النصائح الطبية، كما يختلف الكوتشينغ الجماعي عن الكوتشينغ الفردي، ويجب توضيح ذلك الاختلاف في العقد.

يجب أن يوقِّع كل فرد في المجموعة على العقد، وذلك لحماية سريته، ويجب ذكر أهمية الاحترام المتبادل للمشاركين في المجموعة مباشرةً في العقد، فلا يجب أن يكون هذا النوع من العقود طويلاً؛ بل موجزاً ​​وواضحاً.

ينبغي أيضاً حماية ملكية المحتوى والمعلومات في العقد؛ إذ إنَّ أية نصائح أو مهارات يشاركها الكوتشز مع العملاء يجب أن تُنسب لهم، أو لا تُشارَك إطلاقاً، ويجب توقيع جميع عقود المجموعة وتأريخها قبل بدء الكوتشينغ الجماعي، فتَطْمَئنُّ المجموعة حين تعرف أنَّ جميع المشاركين الآخرين يخضعون للمعايير نفسها، ممَّا يعزز الثقة بينهم.

في الختام

تحمي العقود الكوتشز والعملاء على حدٍّ سواء؛ إذ تمنع الحماية القانونية ظهور المشكلات وتعطيل الكوتشينغ، وتعزِّز الاحترافية مستوى عمل الكوتشز، وتزيد من شرعية مجال العمل هذا، وعلى الرغم من أنَّ الهدف من الكوتشينغ هو تقديم المساعدة، إلَّا أنَّ العقود توفِّر حدوداً وتوقُّعات تحمي جميع الأطراف.