إجراء الكوتشينغ عبر البريد الإلكتروني: محاسنه ومساوئه وخطوات تطبيقه

يُستخدَم البريد الإلكتروني في تقديم برامج وحزم الكوتشينغ، وقد أثبتت هذه الطريقة فاعليتها في التغلب على بعض الجوانب السلبية لجلسات الكوتشينغ التي تتم عبر المكالمات المرئية، فاستخدام البريد الإلكتروني ينطوي على بعض المساوئ أيضاً، ويبحث المقال في محاسن ومساوئ استخدام البريد الإلكتروني في تقديم حزم الكوتشينغ، إضافة إلى آلية تطبيق هذه الطريقة وتحقيق أقصى فائدة ممكنة منها.

استخدام البريد الإلكتروني فعال للغاية في التواصل مع العملاء ولا سيما في الحالات الآتية:

1. دعم العملاء وتقديم المساعدة اللازمة لتحقيق أفضل النتائج الممكنة.
2. العمل مع عملاء من مناطق زمنية مختلفة.
3. الحاجة إلى السفر باستمرار.

إجراء الكوتشينغ عن طريق البريد الإلكتروني:

يستخدم الكوتشز البريد الإلكتروني للتواصل مع العملاء؛ إذ تتيح هذه الطريقة للعميل إمكانية طرح الأسئلة والاستعلام عن مدى تقدُّمه كما في حالة التواصل عبر المكالمات المرئية، ويمكن استخدام البريد الإلكتروني بحسب الحاجة؛ إذ يفضل بعض الكوتشز الاعتماد عليه بشكل كامل في التواصل مع العملاء في أثناء تطبيق إجراءات وعمليات الكوتشينغ.

يستخدمه آخرون بوصفه استراتيجية إضافية لتقديم الدعم والمساعدة خلال الفترات الفاصلة بين جلسات الكوتشينغ الافتراضية، كما يستطيع العميل بهذه الطريقة أن يتواصل مع الكوتش عند الحاجة ويحصل على الأجوبة والحلول اللازمة دون أن يضطر للانتظار حتى موعد الجلسة المقبلة.

ثمة تطبيقات بديلة في هذه الحالة وعلى رأسها "فوكسر" (Voxer)، و"واتساب" (WhatsApp)؛ إذ يعتمد اختيار وسيلة التواصل على احتياجات الكوتش، فقد تقدِّم ميزة التواصل عبر البريد الإلكتروني بوصفها خدمة إضافية مجانية عندما يشتري العميل أحد عروضك المدفوعة، كما أنَّ استخدام البريد الإلكتروني مناسب لكافة تخصصات ومجالات الكوتشينغ مثل كوتشينغ الحياة، أو الأعمال، أو الصحة، أو العقلية على سبيل المثال.

مزايا استخدام البريد الإلكتروني في أعمال الكوتشينغ:

تقدِّم التكنولوجيا عدداً كبيراً من وسائل التواصل عن بعد في العصر الحديث، لكن ما الذي يميز طريقة البريد الإلكتروني عن غيرها في قطاع الكوتشينغ؟

فيما يأتي 3 مزايا يقدِّمها استخدام البريد الإلكتروني في أعمال الكوتشينغ:

1. المرونة:

تكمن الفائدة الرئيسة لإجراء الكوتشينغ عبر الإنترنت في إمكانية العمل مع عملاء من مختلف أصقاع العالم، ويصعب على الكوتش تحديد موعد مناسب لاجتماعات الكوتشينغ إذا كان العميل يعيش في منطقة زمنية مختلفة، أو يسافر كثيراً، أو في حال تعارض جداول أعمال كل من الكوتش والعميل.

قد يستفيد العميل من خدمة البريد الإلكتروني في إرسال الأسئلة والمشكلات عند الحاجة وفي الوقت الذي يناسبه، ويجيب الكوتش بدوره عن رسائل البريد الإلكتروني في الوقت الذي يناسب جدول أعماله.

2. التغلب على عوائق الكوتشينغ:

على فرض أنَّك تمتلك خبرة بارزة في مجال الكوتشينغ، ولكنَّك تعاني من إحدى المشكلات الآتية على الأقل:

• الشخصية الانطوائية.
• القلق الاجتماعي.
• الحاجة إلى الحصول على بعض الوقت للتفكير بالسؤال قبل الإجابة عنه.

تساعدك طريقة البريد الإلكتروني على التغلب على هذه العوائق وتعزيز ثقتك بنفسك وقدراتك، وتشجيع العملاء الانطوائيين على العمل معك، وهي تناسب العميل الذي يفضل التعبير عن مشكلاته بالكتابة.

3. متابعة سير عمليات الكوتشينغ:

يساعدك التواصل الكتابي على متابعة العملاء وإعادة النظر في مشكلاتهم وتساؤلاتهم عند الضرورة عن طريق الرجوع لرسائلهم، ويمكنك من ناحية أخرى أن تراجع سجل محادثاتك مع العملاء وتقيِّم مقدار تقدُّمهم مع مرور الوقت.

يصعب على الكوتش مراجعة الأسئلة والمشكلات السابقة للعملاء في حالة الجلسات المرئية الافتراضية؛ لأنَّه سيضطر لمشاهدة مقاطع الفيديو المسجلة، وهي عملية تحتاج إلى كثير من الوقت والجهد.

فوائد استخدام رسائل البريد الإلكتروني في أعمال الكوتشينغ:

يتيح إجراء الكوتشينغ عن طريق البريد الإلكتروني للكوتش إمكانية تنظيم التزاماته بأريحية والتعامل مع المهام والظروف الطارئة بسلاسة وهدوء دون أن يجهد نفسه، وقد تشمل هذه الحوادث الطارئة ما يأتي:

1. الحاجة إلى السفر.
2. الحاجة إلى حضور اجتماع مفاجئ وإلغاء جلسة الكوتشينغ.
3. الحاجة إلى تأجيل الإجابة عن أسئلة العملاء إلى وقت لاحق.

يُستنتَج مما سبق أنَّ طريقة البريد الإلكتروني تساعدك على تنظيم إجراءات العمل مع العملاء بطريقة ترضي جميع الأطراف وتناسب جداول أعمالهم وظروفهم الطارئة، وتمنحك هذه الطريقة مرونة وأريحية في تنظيم يومك دون أن تضطر للالتزام بجدول أعمال صارم وترتيب جميع نشاطاتك الحياتية على أساسه.

محاسن إجراء الكوتشينغ عن طريق البريد الإلكتروني:

فيما يأتي 5 محاسن لإجراء الكوتشينغ عن طريق البريد الإلكتروني:

1. المرونة: لا داعي لإجراء اجتماعات مرئية مباشرة مع العملاء في هذه الحالة، وهذا يعني أنَّك غير مضطر لحجز مواعيد محددة لإجراء عمليات الكوتشينغ.
2. القدرة على تنمية مشروع الكوتشينغ: تزداد خبرة الكوتش وإنتاجيته مع مرور الوقت ويصبح قادراً على تقليل عدد ساعات العمل وكسب مزيد من الأرباح وقبول عدد أكبر من العملاء، وتذكَّر أنَّ العميل يشتري خدماتك للحصول على نتيجة معيَّنة، وهو لا يعبأ بعدد ساعات العمل أو بوسائل التواصل المستخدَمة في البرنامج ما دمت تحقق له تلك النتيجة.
3. إمكانية استخدام التواصل عبر البريد الإلكتروني بوصفه خدمة إضافية: يتم ذلك عن طريق إضافة ميزة دعم العملاء عبر البريد الإلكتروني إلى عروض خدمات الكوتشينغ الحالية.
4. الوصول إلى شريحة أكبر من العملاء: يمكنك أن تعمل مع عملاء من كافة المناطق الزمنية.
5. إمكانية تقديم ميزة التواصل عبر البريد الإلكتروني بوصفها مكافأة إضافية: تقديم ميزة البريد الإلكتروني بوصفها مكافأة إضافية يرفع من قيمة وأهمية برنامج الكوتشينغ.

مساوئ إجراء الكوتشينغ باستخدام البريد الإلكتروني

فيما يأتي اثنتان من المساوئ الرئيسة لاستخدام طريقة البريد الإلكتروني:

1. صعوبة بناء الثقة:

يصعب بناء الثقة عند الاعتماد على البريد الإلكتروني وحده في التواصل مع العملاء، فلا تتيح لك هذه الطريقة إمكانية بناء علاقة إنسانية مع العملاء بسبب غياب التواصل الشخصي؛ إذ يحتاج الكوتش في مثل هذه الحالة إلى بذل مجهود مضاعف لبناء الألفة وتشجيع العملاء على الانفتاح والإفصاح عن تحدياتهم وأهدافهم وما إلى ذلك.

هذا يعني أنَّك ستضطر لبذل مجهود إضافي من أجل تلبية احتياجات العملاء ومساعدتهم على التغلب على مشكلاتهم؛ وبالنتيجة سيصعب عليك الاحتفاظ بهم.

2. صعوبة الحصول على المعلومات اللازمة:

تتيح لك الاتصالات المرئية مع العميل إمكانية تكوين فكرة واضحة عن وضعه وجمع المعلومات اللازمة لإعداد خطة الكوتشينغ المناسبة لمساعدته على حل مشكلته، فلا يمكنك أن تكوِّن فكرة واضحة عن مشكلة العميل في حالة رسائل البريد الإلكتروني بسبب غياب التواصل المباشر فيما بينكما.

لا تتيح لك طريقة رسائل البريد الإلكتروني إمكانية الحصول على رد مباشر؛ بل قد يصلك رد العميل بعد أيام عدة في بعض الحالات، ولا يستطيع الكوتش أن يحصل على المعلومات عن طريق تحليل نبرة صوت العميل، وتعابير وجهه في طريقة التواصل الكتابي.

تقديم برامج الكوتشينغ باستخدام رسائل البريد الإلكتروني:

فيما يأتي خطوتان لتقديم برامج الكوتشينغ باستخدام رسائل البريد الإلكتروني:

أولاً: إعداد حزم الكوتشينغ

إعداد حزم الكوتشينغ طريقة مثالية لتنظيم الإجراءات والعمليات ومساعدة العملاء على تطبيق البرامج بطريقة ممنهجة ومضبوطة، والحصول على أكبر فائدة ممكنة منها، وتنطبق هذه الطريقة على جميع تخصصات الكوتشينغ، وفيما يأتي 4 خطوات لإعداد حزم الكوتشينغ عند استخدام طريقة البريد الإلكتروني:

1. تحديد نتائج برنامج الكوتشينغ:

يجب أن تكون قادراً على تحديد النتائج التي يضمن برنامج الكوتشينغ تحقيقها؛ إذ تعتمد هذه النتائج على تخصص الكوتشينغ الذي تقدِّمه، لكن يُشترَط أن تكون قابلة للقياس، فإذا كنت كوتش صحة على سبيل المثال، عندئذٍ يجب عليك أن توضح في عرضك مقدار الوزن الذي يجب أن يصل إليه العملاء في نهاية برنامج الكوتشينغ.

قد تشمل حزم الكوتشينغ الحصول على نتائج غير قابلة للقياس بدقة في بعض الأحيان مثل زيادة مشاعر السعادة، أو تخفيض مستويات التوتر النفسي، أو تعزيز القدرة على وضع الحدود في العلاقات مع الآخرين؛ أي باختصار، يجب عليك أن تساعد العميل على تحقيق النتائج التي يحتاج إليها في نهاية برنامج الكوتشينغ.

يتناسب عدد التزكيات التي يتلقاها الكوتش مع جودة النتائج التي يحصل عليها العملاء، وهي تُعَدُّ استراتيجية فعالة لترويج أعمال الكوتشينغ وتنمية النشاط التجاري.

2. تحديد مدة برنامج الكوتشينغ:

يجب تحديد مدة برنامج الكوتشينغ من أجل تنظيم الإجراءات وسير العمليات؛ إذ يفضل بعض الكوتشز تقديم الحزم عبر إعداد برامج مدتها 3 أشهر، في حين يحبذ آخرون الالتزام ببرامج أطول، وتقع على عاتق الكوتش مهمة اختيار مدة البرنامج، لكن يُنصَح الكوتش المبتدئ بتقديم برامج كوتشينغ تصل مدتها إلى 3 أشهر.

هذه المدة كافية لحصول العميل على نتائج ملحوظة، كما أنَّها لا تتطلب وقتاً طويلاً من الالتزام من قِبل الكوتش أو العملاء، وفي حال لم تنجح علاقة الكوتشينغ مع أحد العملاء، فإنَّ الكوتش لن يضطر للتعامل معه لفترة طويلة.

3. تحديد طريقة التواصل:

تقتضي هذه الخطوة تحديد مستوى ونوع الدعم الذي تشمله حزم الكوتشينغ، فيمكنك على سبيل المثال أن تعرض تقديم مكالمات صوتية أسبوعية إلى جانب الدعم عن طريق البريد الإلكتروني بوصفها خدمة إضافية، أو قد تختار الاعتماد على رسائل البريد الإلكتروني بشكل كامل في التواصل مع العملاء وتقديم خدمات الكوتشينغ.

4. وضع حدود للتواصل:

تقتضي هذه الخطوة تنظيم مواعيد التواصل بين الكوتش والعملاء، حتى يتفق جميع الأطراف على آلية عمل وبرنامج تواصل محدد يساعد الكوتش على تجنب التعرض للإرهاق، وتساعدك هذه الحدود على تحقيق التوازن بين حياتك الشخصية والمهنية، فمن غير المنطقي أن يرسل أحد العملاء رسالة "مستعجلة" بعد منتصف الليل في عطلة نهاية الأسبوع على سبيل المثال.

فيما يأتي بعض الخيارات التي يمكنك أن تضيفها إلى حزم الكوتشينغ من أجل وضع حدود مقبولة على التواصل وتجنب التعرض للاحتراق الوظيفي:

• يُسمَح للعملاء بالتواصل معك في جميع الأوقات، ولكنَّك لن تكون متاحاً للإجابة عن أسئلتهم في أيام العطل والإجازات، ويتعيَّن عليهم أن ينتظروا حتى حلول يوم العمل المقبل.
• يحصل العملاء على الإجابات والحلول التي يحتاجون إليها خلال مدة زمنية محددة في أيام العمل.
• لا يُسمح للعملاء بإرسال أكثر من رسالة بريد إلكتروني دفعة واحدة.

ثانياً: تسعير حزم الكوتشينغ

ينصح بعضهم بتخفيض أسعار حزم الكوتشينغ التي تجري عبر البريد الإلكتروني؛ لأنَّها لا تتطلب كثيراً من الوقت والجهد بالمقارنة مع الكوتشينغ التقليدي، وهذا الافتراض خاطئ تماماً ولا يجب تخفيض أسعار الحزم في هذه الحالة؛ إذ يشتري الناس خدماتك بناءً على خبرتك ونتائج برامجك؛ أي لا يجب أن يعتمد تسعير حزم الكوتشينغ على عدد ساعات العمل.

يُنصَح بتقديم الدعم عن طريق البريد الإلكتروني إلى جانب مكالمات الكوتشينغ الافتراضية، فلا تعتمد جودة الخدمات المقدَّمة على وسائل التواصل المستخدَمة، لهذا السبب يجب أن تركز على تحقيق النتائج المطلوبة بصرف النظر عن وسيلة التواصل التي تستخدمها في مشاركة معارفك، ويجب التذكير مرة أخرى بأنَّ العميل لا يهتم بمدة البرنامج أو عدد ساعات العمل طالما أنَّه يحصل على الدعم الذي يحتاج إليه.

هذا يعني أنَّ العميل قد يحصل على نفس النتائج سواء أمضيت بضع دقائق في الإجابة عن سؤاله عبر البريد الإلكتروني أم اجتمعت معه على إحدى منصات التواصل المرئي لمدة ساعة كاملة.

منصات البريد الإلكتروني المناسبة للكوتشينغ:

يوجد عدد كبير من الأدوات المستخدَمة لمساعدة الكوتش على تنظيم سير عمليات الكوتشينغ، وعلى رأسها منصة "جوجل ورك سبيس" (Google Workspace) التي تتيح لك إمكانية إنشاء عناوين بريد إلكتروني مخصصة لنشاطك التجاري؛ إذ تبدو عروض الكوتشينغ احترافية أكثر عند استخدام هذه العناوين المخصصة.

تقدِّم منصة "جوجل ورك سبيس" من ناحية أخرى مجموعة متنوعة من الأدوات مثل "جيميل" (Gmail)، و"مستندات جوجل" (Google Docs)، و"جوجل ميت" (Meet Google)، إضافة إلى أدوات الدردشة وجدولة المواعيد وخطط العمل والمهام وما إلى ذلك، ويمكنك أن تربط عنوان البريد الإلكتروني بنطاقك الخاص عن طريق المنصة.

يحتاج الكوتش إلى استخدام منصة بريد إلكتروني لبناء القائمة البريدية وإرسال الرسائل، فيمكنك أن تستخدم منصات "ميل تشيمب" (Mailchimp)، أو "أكتيف كمبين" (ActiveCampaign) لهذا الغرض؛ وذلك لأنَّها تتميز بواجهة سهلة الاستخدام.

في الختام:

لقد قدَّم المقال شرحاً وافياً عن إجراء الكوتشينغ باستخدام البريد الإلكتروني، إلى جانب عرض محاسن ومساوئ هذه الطريقة، فيمكنك أن تستخدم هذه الطريقة في تقديم خدمات الكوتشينغ وتلبية احتياجات العملاء وتجنُّب التعامل مع الجوانب السلبية للتواصل المباشر معهم.