المساعد الافتراضي في مجال الكوتشينغ: وظائفه وخطوات تعيينه والمهام المطلوبة منه (الجزء الأول)

يمكن تعريف المساعد الافتراضي ببساطة على أنه موظف يعمل عن بعد في مساعدة الكوتش على تأدية مجموعة متنوعة من المهام التقنية، والإدارية، والإبداعية. كما يجب أن يكون المساعد الافتراضي متخصص في مجال الكوتشينغ وخبير بكافة تفاصيل العمل فيه، وقادر على التعامل مع احتياجات الكوتش والتحديات التي يواجهها.

يمكن أن يتولى المساعد الافتراضي وظيفة دعم العملاء، أو المهام التقنية مثل صيانة الموقع الإلكتروني وتحسينه أو إرسال النشرات الإعلامية إلى المشتركين بالقائمة البريدية على سبيل المثال. أي يمكنك أن تعتمد على المساعد الافتراضي في إنجاز عدد كبير من المهام الروتينية اليومية، وتتفرغ لممارسات الكوتشينغ وتوسيع نطاق العمل.

وظائف المساعد الافتراضي في مجال الكوتشينغ:

فيما يلي 11 وظيفة أساسية للمساعد الافتراضي في مجال الكوتشينغ:

1. جدولة المواعيد والاجتماعات: يتسلم المساعد الافتراضي مهمة تنظيم مواعيد الجلسات والاجتماعات.
2. إدارة جدول الأعمال والمهام: المساعد الافتراضي مسؤول عن متابعة جدول أعمال الكوتش اليومي والمهام الضرورية.
3. الرد على المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني: المساعد الافتراضي مسؤول عن إدارة عمليات التواصل وإعلامك بمجريات العمل والمسائل الطارئة.
4. صياغة الوثائق وتعديلها: يمكنك أن تعتمد على المساعد الافتراضي في صياغة الاتفاقيات مع العملاء، وتحضير مواد الكوتشينغ وغيرها من المهام الكتابية.
5. إدارة الحسابات على منصات التواصل الاجتماعي: يمكن أن يتسلم المساعد الافتراضي مهمة النشر وإدارة النشاط على منصات التواصل الاجتماعي.
6. نشر المقالات: يتولى المساعد الافتراضي مهمة نشر المقالات الخاصة بمشروع الكوتشينغ.
7. إدارة وإرسال النشرات الإعلامية: يمكنك أن تعتمد على المساعد الافتراضي في إرسال النشرات الإعلامية إلى المشتركين في القائمة البريدية.
8. إدارة المسائل المالية: يقوم المساعد الافتراضي بمتابعة المسائل المالية من إصدار الفواتير إلى تسلم المدفوعات من العملاء.
9. الإجابة عن استفسارات العملاء: يمكن تكليف المساعد الافتراضي بمهمة الإجابة عن استفسارات العملاء بسرعة وحرفية عالية.
10. تنظيم الفعاليات: يمكنك أن تعتمد على المساعد الافتراضي في ترتيب ورشات العمل والندوات الافتراضية. يتولى المساعد الافتراضي مهمة تنظيم كافة تفاصيل وإجراءات الفعالية.
11. البحث والتحليل: يمكنك أن تعتمد على المساعد الافتراضي في إجراء أبحاث السوق، ودراسة الشركات المنافسة، وجمع بيانات التغذية الراجعة من العملاء.

لا يحتاج الكوتش لتعيين مساعد افتراضي في المراحل الأولى من إطلاق المشروع عندما يكون عدد العملاء قليل، وهو مُلزَم بإدارة عمليات التسويق في هذه المرحلة لأنها تحدد مستقبل نشاطه التجاري. أي ينبغي أن يتقن الكوتش القيام بكافة المهام المطلوبة لإدارة مشروعه وتقديم الخدمات للعملاء قبل أن يطلب مساعدة الجهات الخارجية.

يتوسع نطاق عمل الكوتش عندما يصل عدد العملاء إلى حوالي 10، مما يؤدي إلى زيادة ضغوطات العمل الواقعة على عاتقه. حيث يبدأ الكوتش في هذه المرحلة ببناء القائمة البريدية، وزيادة النشاط على منصات التواصل الاجتماعي، وغيرها من المهام الجديدة التي تتطلب وجود مساعد افتراضي مناسب.

فوائد تعيين المساعد الافتراضي:

فيما يلي 8 فوائد لتعيين المساعد الافتراضي:

1. تحسين الإنتاجية:

يتولى المساعد الافتراضي تأدية المهام الروتينية مثل جدولة المواعيد، وإدارة البريد الإلكتروني، والحسابات على منصات التواصل الاجتماعي، مما يساعد الكوتش في توفير الوقت والتفرغ لإجراء الجلسات واستقطاب العملاء الجدد. حيث تساعد هذه الطريقة في تعزيز الإنتاجية والتركيز على الإجراءات التي تسهم في تحسين جودة الخدمات المقدمة للعملاء.

2. زيادة المدخول:

يتولى المساعد الافتراضي تأدية المهام الإدارية، مما يتيح لك إمكانية التركيز على الأعمال التي تسهم في تنمية مشروع الكوتشينغ وزيادة الإيرادات.

3. توفير أجور العاملين:

يمكن الاستفادة من تعيين المساعد الافتراضي في التعامل مع التغيرات في ضغوطات العمل. فيعمل المساعد الافتراضي وفق نظام التعاقد، بحيث يمكنك أن تزيد عدد ساعات العمل أو تخفضها بحسب الحاجة. أي بوسعك أن تزيد عدد ساعات عمل المساعد الافتراضي في المواسم التي تزيد فيها ضغوطات العمل وذلك عند إطلاق المشاريع الضخمة على سبيل المثال، وتخفضها في الأحوال العادية.

قد تحتاج لمساعدة إضافية في إدارة إجراءات التسويق والإجابة عن استفسارات العملاء عند إطلاق دورة تدريبية جديدة، وهنا يمكنك أن تستفيد من خدمات المساعد الافتراضي في التعامل مع ضغوطات العمل الإضافية. ولن تضطر بهذه الحالة لتعيين موظفين إضافيين بدوام كامل عندما لا تقتضي الضرورة، وهو ما يساعدك في توفير أجور العاملين.

4. الحفاظ على التنظيم:

يتحقق النجاح في جميع القطاعات عند توفر أنظمة مدروسة تضمن اتساق الإجراءات الإدارية وسير العمل في الشركة.

تقتضي وظيفة المساعد الافتراضي المساهمة في إعداد هذه الأنظمة والالتزام بتطبيقها، مما يضمن سلاسة سير العمل وتنظيم كافة الإجراءات في الشركة. حيث يتولى المساعد الافتراضي مهمة إعداد نظام خاص بتخزين بيانات العملاء، وإدارة المواعيد وجدولة الأعمال وما إلى ذلك، وهو ما يساعدك في الالتزام بمواعيدك والحفاظ على البيانات، وتقديم تجربة مريحة ومتسقة للعملاء.

5. تحقيق التوازن بين الحياة الشخصية والعمل:

يتولى المساعد الافتراضي القيام بالعديد من المهام الواقعة على عاتقك مما يساعدك في تخصيص المزيد من الوقت لأهدافك الشخصية وممارسات الرعاية الذاتية. وبهذه الطريقة يتسنى لك أن تحقق التوازن بين حياتك الشخصية وعملك وتستثمر مشروع الكوتشينغ في عيش حياة هانئة ومريحة.

6. توفير المال:

يتميز العمل في مجال الكوتشينغ بقلة المصاريف مقارنةً مع القطاعات الأخرى، وهو يتيح لك إمكانية التعاقد مع مساعد افتراضي دون أن تحتاج لتعيين موظفين عاملين بدوام كامل وتضطر لدفع رواتب عالية.

كما يتولى المساعد الافتراضي تأدية مجموعة متنوعة من المهام مثل إدارة الفواتير والنفقات، والحسابات على منصات التواصل الاجتماعي، وإجراءات التسويق، مما يساعد في توفير أجور المختصين في القيام بهذه الوظائف.

7. تحسين تجربة العميل:

يؤدي المساعد الافتراضي دوراً بارزاً في تحسين تجربة العملاء، فهو مسؤول عن تنظيم المواعيد، وجدولة رسائل التذكير، والإجابة عن استفسارات العملاء. فيشعر العميل بهذه الحالة أن الشركة تقدِّر أهميته وتفعل ما يلزم لمساعدته في تحقيق أهدافه مما يزيد من ولاء العملاء وعدد الإحالات.

8. إمكانية توسيع نطاق الأعمال:

يقدم المساعد الافتراضي مساهمة كبيرة عندما يتوسع نطاق عمل مشروع الكوتشينغ، وذلك عن طريق تسلم المهام المتعلقة بأبحاث السوق، والوصول للعملاء، وإطلاق المنتجات الجديدة. يتيح لك هذا الدعم إمكانية استقبال عدد أكبر من العملاء مع الحفاظ على جودة الخدمات التي تقدمها.

في الختام:

يحتاج الكوتش لتعيين مساعد افتراضي يتيح له إمكانية توفير الوقت والتفرغ لمساعدة العملاء وتنمية مشروع الكوتشينغ. قدم الجزء الأول من المقال تلخيص لوظائف المساعد الافتراضي وفوائد تعيينه، ويبحث الجزء الثاني والأخير في خطوات التعيين والمهارات المطلوبة من المرشح المثالي.