المساعد الافتراضي في مجال الكوتشينغ: وظائفه وخطوات تعيينه والمهام المطلوبة منه (الجزء الثاني)

يحتاج الكوتش لتعيين مساعد افتراضي يتيح له إمكانية توفير الوقت والتفرغ لمساعدة العملاء وتنمية مشروع الكوتشينغ. وقد قدمنا في الجزء الأول من المقال تلخيص لوظائف المساعد الافتراضي وفوائد تعيينه، ويبحث الثاني في خطوات التعيين والمهارات المطلوبة من المرشح المثالي، فتابعوا معنا السطور التالية.

اختيار المساعد الافتراضي المناسب:

فيما يلي 6 خطوات لتعيين المساعد الافتراضي المناسب:

1. تحديد المهام المطلوبة من المساعد الافتراضي:

تقتضي الخطوة الأولى تحديد المهام التي تحتاج للمساعدة في تأديتها، أي عليك أن تكتب قائمة بالمهام التي تستهلك جزء كبير من وقتك لكنها لا تساهم بشكل مباشر في نجاح مشروع الكوتشينغ.

فيما يلي 3 أمثلة عن هذه المهام:

• الرد على رسائل البريد الإلكتروني.
• إدارة الحسابات على مواقع التواصل الاجتماعي.
• تنظيم مواعيد جلسات الكوتشينغ.

يتم بعد ذلك صياغة وصف وظيفي يوضح المهارات والمؤهلات المطلوبة من المرشحين بناءً على احتياجات الكوتش. فإذا كنت تحتاج للمساعدة في إدارة المسائل المالية، عندئذٍ عليك أن تطلب مرشح يمتلك خبرة في مجال المحاسبة والإدارة المالية. كما يمكنك أن تتعاقد مع موظفين مستقلين مختصين في مجالات معيَّنة مثل تصميم المواقع أو كتابة المحتوى، لأنك لا تستطيع أن توظف مساعد افتراضي خبير في كافة المجالات.

2. البحث عن المرشح المناسب:

ينبغي أن تبدأ البحث عن المساعد الافتراضي في شبكة معارفك، وتطلب من أفراد عائلتك، وأصدقائك، وزملائك اقتراح مرشح مناسب. كما يمكنك أن تستفيد من منصات التواصل الاجتماعي والمواقع المهنية مثل "لينكد إن" (LinkedIn) في البحث عن المرشح المناسب. ويجري في هذه المرحلة أيضاً تحديد مستوى الخبرة والكفاءة المطلوبة من المرشح للوظيفة لكي تتمكن من اختيار المنصة والطريقة المناسبة لمتابعة إجراءات التعيين.

راتب المساعد الخبير أعلى من نظيره العادي، أي يجب أن تدرس ميزانيتك قبل أن تتخذ قرارك. بالمقابل، سوف تحتاج لتخصيص بعض الوقت لتدريب المساعد الافتراضي على المهام المطلوبة منه إذا لم يكن خبير في مجال عمله. وينجز المساعد الافتراضي في هذه الحالة الأعمال المطلوبة منه بكفاءة لكنه لا يسعى لتطوير نفسه، ولا بأس بذلك، لأنَّ هذه الوظيفة لا تتطلب من المرشح تحديث مهاراته باستمرار، وقلما تتغير المهام المطلوبة منه.

3. إجراء المقابلات مع المرشحين:

يجب أن يجتاز المرشح اختبار بسيط قبل التأهل للمقابلة بغية التحقق من قدرته على تأدية المهام المطلوبة منه عندما يتسلم الوظيفة. فإذا كنت تنوي تعيين مساعد افتراضي لتسلم إدارة النشرات الإعلامية، عندئذٍ عليك أن ترسل له اختبار يتضمن كافة مراحل العمل لكي تتحقق من كفاءته قبل أن يتأهل لمرحلة المقابلة.

ينبغي أن تناقش المرشح خلال المقابلة بخبراته السابقة، وتستعلم عن أسلوبه في العمل، والأوقات التي يمكن أن يتفرغ فيها لمساعدتك، كما يجب أن توضح له الالتزامات والمسؤوليات المطلوبة منه، وتسأله عن جدول أعماله ومتوسط الراتب الذي يتوقع الحصول عليه.

4. تقديم العرض:

يجب أن يتضمن العرض التفاصيل الأساسية التالية:

• معدل الأجر.
• عدد ساعات العمل.
• الالتزامات المفروضة على الطرفين بموجب العقد.

يجب مناقشة هذه التفاصيل بدقة ووضوح لتجنب الخلافات وحالات سوء الفهم في المستقبل بعد توقيع العقد.

يعتمد أجر المساعد الافتراضي على عدة عوامل يُذكَر منها:

• الميزانية المتوفرة.
• المهام المطلوبة من المرشح.
• خبرة المرشح.
• مستوى المهارات المطلوب.

5. تهيئة المساعد الافتراضي للمباشرة في العمل:

يتم خلال هذه المرحلة الاتفاق على إجراءات العمل والتعاون بين الكوتش والمساعد.

يجب أن توضح للمساعد الافتراضي وسائل التواصل التي تفضلها والأساليب التي ستستخدمها لمتابعة مهامه وتقييم أدائه، والالتزامات التي تتوقعها منه مثل إعلامك بتفاصيل سير العمل يومياً أو إعداد التقارير الأسبوعية على سبيل المثال.

فيما يلي 4 أمثلة عن الوظائف الشائعة للمساعد الافتراضي:

• الإجابة عن استفسارات العملاء.
• إدارة الحسابات على منصات التواصل الاجتماعي.
• إدارة عمليات الدفع وإصدار الفواتير.
• تنظيم مواعيد جلسات الكوتشينغ.

يجب وضع إجراءات عمل موحدة توضح آلية تنفيذ العمليات والمهام مع الحرص على توثيقها بشكل رسمي. حيث يساهم هذا التوثيق في توضيح المهام المطلوبة من المساعد الافتراضي الحالي، وتسهيل إجراءات العمل اللازمة عند تعيين مساعدين إضافيين في المستقبل.

6. تقديم تغذية راجعة منتظمة:

تقديم التغذية الراجعة المنتظمة ضروري لتحفيز كل من الكوتش والمساعد الافتراضي على التغير والتحسن.

تؤدي التغذية الراجعة من ناحية أخرى دوراً بارزاً في إعلام المساعد الافتراضي باحتياجات الكوتش كما أنها تتيح له إمكانية تنمية المهارات التي تساهم في تحسين سير العمل. حيث يجب أن تفكر أيضاً بإمكانية تكليف المساعد الافتراضي بمهام ومسؤوليات إضافية عند توسيع نطاق العمل على الأمد الطويل.

على فرض أنك عينت مساعد افتراضي مسؤول عن إدارة التواصل عبر البريد الإلكتروني، فإنه يمكن أن يتعلم مع مرور الوقت تأدية مهام أخرى مثل إدارة العملاء على سبيل المثال.

يلتزم المساعد الافتراضي مع الكوتش ويعمل على تطوير نفسه لتسلم المزيد من المهام والمسؤوليات عندما يلاقي التقدير الذي يستحقه ويقدم له الكوتش فرص تساعده في تحقيق التقدم المهني. وهكذا يمكنك أن تبني فريق عمل مخلص يتطور مع توسع أعمال مشروع الكوتشينغ.

تذكر أنَّ الاستثمار في تطوير أعضاء الفريق يعود بالنفع على مستقبل مشروعك التجاري، وهو يساعد في توفير الوقت، وبناء فريق مترابط ومخلص ومتحمس للعمل والمساهمة في تحقيق أهداف مشروع الكوتشينغ.

المنصات المخصصة للبحث عن المرشحين لوظيفة المساعد الافتراضي:

فيما يلي 3 منصات أساسية للبحث عن المرشحين لوظيفة المساعد الافتراضي:

1. "أب وورك" (Upwork):

"أب وورك" هو عبارة عن منصة للعمل الحر، ويمكنك أن تبحث عن المرشحين لوظيفة المساعد الافتراضي في المنصة عبر تطبيق أحد الخيارين التاليين:

• نشر إعلان وظيفة توضح فيه المهام والمؤهلات المطلوبة بدقة.
• البحث عن العاملين المستقلين ودعوتهم لتقديم طلب توظيف.

تقدم منصة "أب وورك" ميزة الاطلاع على التغذية الراجعة من العملاء السابقين مما يساعدك في التحقق من موثوقية المرشح وجودة عمله.

2. "فايفر" (Fiverr):

تحتوي منصة "فايفر" على نظام مراجعة، وهي تتيح إمكانية الاطلاع على أسعار الخدمات واختيار المرشح المناسب بحسب الميزانية المتوفرة دون الحاجة للتفاوض معه. ولا داعي لنشر إعلان وظيفة، بل يمكنك أن تختار من العروض الجاهزة بناءً على احتياجاتك وميزانيتك.

3. "زيرتشوال" (Zirtual):

منصة "زيرتشوال" مصممة خصيصاً للتعاقد مع المساعدين الافتراضيين المقيمين في "الولايات المتحدة الأمريكية" حصراً والحاصلين على شهادات جامعية وخبرات عملية في مجال الإدارة. حيث تقدم منصة "زيرتشوال" خدمات مخصصة وعالية الجودة، وتبدأ أسعار الخطط فيها من 549 دولار شهرياً.

المهارات المطلوبة من المساعد الافتراضي في مجال الكوتشينغ:

فيما يلي مجموعة من المهارات المطلوبة من المساعد الافتراضي في مجال الكوتشينغ:

1. خبرة سابقة في العمل في مجال الكوتشينغ.
2. مهارات التواصل.
3. المهارات التنظيمية.
4. خبرة في المسائل التقنية.
5. التفرغ للوظيفة.
6. مهارات خدمة العملاء.
7. مهارات إدارة المشاريع.
8. الرغبة في التعلم.
9. القدرة على التكيف مع التغيرات.
10. القدرة على حل المشكلات.
11. الانتباه للتفاصيل.
12. مهارات إدارة الوقت.

أجور المساعدين الافتراضيين:

يعتمد أجر المساعد الافتراضي على عدة عوامل يُذكَر منها:

• الخبرة العملية.
• الخلفية الدراسية والمهنية.
• مكان إقامته.
• المهام المطلوبة منه.

يتقاضى المساعد الافتراضي وسطياً 20-30 دولار في الساعة الواحدة، وقد تضطر لدفع أجور أعلى إذا كنت تبحث عن شخص يقدم خدمات محددة مثل تصميم المواقع على سبيل المثال.

في الختام:

تعيين المساعد الافتراضي ضروري لتوفير الوقت والتفرغ لإجراء الجلسات ودعم العملاء، وقد قدم المقال معلومات وافية عن خطوات تعيين المساعدين الافتراضيين في مجال الكوتشينغ.