طريقة إجراء جلسة تدريبية فعالة (الجزء الأول)

أنت بالتأكيد خطَّطت لجلستك التدريبية وأصبحت تعرف احتياجاتك وحدَّدت أهدافك وحصلت على دعم الإدارة وأعلنت عن موعد جلستك التدريبية وجهزت المواد والمكان والمتدربين، والآن، حان وقت التدريب، وفيما يأتي بعض النصائح والأساليب المحددة لمساعدتك على إدارة جلسة تدريبية فعَّالة تحقق أهدافك بطريقة ممتعة وتساعد على اندماج جميع المعنيين.

12 خطوة لإجراء جلسة تدريبية ناجحة:

1. إخبار المتدربين بما ستتحدث عنه في تدريبك، فقدِّم جلستك مع إلقاء نظرة عامة مختصرة على النقاط الرئيسة لموضوع التدريب.
2. إخبار المتدربين بالمعلومات؛ ففي الجزء الأساسي من الجلسة، اشرح النقاط الرئيسة وراجع السياسات وأظهر الإجراءات واذكر المعلومات الأخرى التي يحتاج المتدربون إلى معرفتها.
3. تكرار ما أخبرت به المتدربين؛ إذ يمكنك اختتام الجلسة بملخص عن المقدمة الافتتاحية، ويمكنك استخدام التكرار لمساعدة المتدربين على فهم المعلومات والاحتفاظ بها.
4. شرح ما سيراه المتدربون قبل أن يظهر الجزء المتعلق بالوسائط المتعددة؛ إذ تعزز هذه الممارسة بيئةً تعليميةً أفضل من خلال توجيه المتدربين لمعرفة ما الذي يبحثون عنه وما الذي يجب تذكره، فإنَّ شرح الهدف من الوسائط المتعددة يُهيئ المتدربين لاستقبال المعلومات.
5. استخدام أكبر قدر ممكن من التدريب العملي؛ إذ يستخدم التدريب الأكثر فاعليةً جميع الحواس للتأثير في التعلم، فأظهر نقاط التدريس وطبقها لتعزيز الفهم والمعرفة بالموضوع.
6. إجراء اختبار بصورة متكررة؛ إذ تكون الاختبارات أكثر فاعليةً عندما يعلم المتدربون أنَّهم سيخضعون لاختبار لأنَّهم في هذه الحالة سيولون اهتماماً كبيراً بالمواد؛ إذ يعد الاختبار طريقةً موضوعيةً لتحديد ما إذا كان التدريب يحقق أهدافه.
7. إشراك المتدربين؛ على سبيل المثال، اطلب من المشاركين مشاركة تجاربهم مع موضوع التدريب، فالعديد من المتدربين هم موظفون أصحاب خبرات ويمتلكون معلومات قيمة للمساهمة، كما يحصل جميع المتدربين على فائدة أكبر من الجلسات من خلال الإصغاء إلى تجارب زملائهم في العمل مع موضوع التدريب، وليس إلى أفكار المدرب فحسب، فإنَّ الاستماع لأفكار مختلفة عن موضوع التدريب تبقي الجلسات متنوعة ومثيرة للاهتمام، فنظِّم وقتاً للتفاعل في جميع جلساتك.
8. تكرار الأسئلة قبل الإجابة عنها؛ إذ تضمن هذه الممارسة أن يعرف جميع المشاركين ما هو السؤال حتى يتمكنوا من فهم الإجابة.
9. تحليل الجلسة؛ فراقب الأساليب الناجحة، وعندما تكتشف أسلوباً أو طريقةً جديدة تناسب المجموعة، لاحظ تأثيرها في مواد التدريب الخاصة بك حتى تتمكن من إدراجها في مخطط التدريب لاستخدامها في الجلسات المستقبلية.
10. المحافظة على سير جلستك ضمن المسار الصحيح، فابدأ وتوقف في الوقت المحدد، ولا تتأخر في البدء بالتدريب في حال تأخر أحد الأشخاص؛ وإنَّما ابدأ وفق الجدول الزمني ولا تبتعد عن مسار التدريب، فقد يؤدي فتح النقاش بين المشاركين إلى الخروج عن موضوع الجلسة، لكن لا تدع القضايا الجانبية تستأثر باهتمامكم، فاسأل عمَّا إذا كان يوجد اهتمام كافٍ لمتابعة جلسة منفصلة حول هذا الموضوع، لكن أعد المتدربين إلى خطة التدريب.
11. وضع نفسك مكان المتدربين، وإعطاء فترات راحة متكررة، تحديداً في الجلسات التي تستمر لنصف يوم أو طوال اليوم.
12. طلب التغذية الراجعة المتعلقة بالجلسة التدريبية؛ إذ تعمل الانتقادات بصورة جيدة عندما تكون مكتوبة دون ذكر اسم المتدرب، ما لم يتطوع المتدرب لمناقشة أفكاره شخصياً، فإنَّ آراء المتدربين هامة لجعل الجلسة التالية والبرنامج التدريبي الشامل أكثر فاعليةً.

تعد هذه الخطوات الـ 12 أساس جلسة تدريب فعَّالة تعمل بكفاءة وتنقل المعلومات اللازمة لتحقيق أهداف الجلسة، كما أنَّها تدمج طرائق لبدء تحسين التدريب على الفور؛ وبمعنى آخر، عدم اتباع هذه الخطوات في كل جلسة تدريب تديرها خطأٌ لا يمكن ارتكابه، ومع ذلك، من الممكن أن يكون تدريبك أكثر إبداعاً وغير قابل للنسيان باستخدام بعض الأساليب المبتكرة.

جعل التدريب غير قابل للنسيان:

فيما يأتي بعض طرائق التدريب البسيطة وغير الضرورية لنقل المعلومات، لكن يمكن أن تجعل تلقي البيانات أو التعليمات تجربةً ممتعةً أكثر؛ وهذا ما يحافظ على حماسة المتدربين ويساعدهم على الاحتفاظ بالمزيد من المعلومات:

1. جعل التعلم ممتعاً:

لن يكون المتدربون متحمسين إذا كانت الدورات التدريبية مملةً؛ إذ يستجيب القليل من المتدربين إلى المفاهيم أو النظريات المعقدة ويتذكرونها، فهم يرغبون في تلقي معلومات عملية عما يمكنهم فعله للحصول على نتائج أفضل، فإذا لم يجدوا رسالة التدريب مسليةً، فلن يحتفظوا بالمعلومات.

ونظراً لأنَّ التنوع يثير المتعة؛ استخدم طرائق مختلفة للتدريب لمساعدة المتدربين على الاندماج مع مجموعة متنوعة من الطرائق، واعمل على تبديل وتيرة كل جلسة من أجل الحفاظ على مستوى اهتمام المتدربين عالياً.

2. استخدام حس الفكاهة:

تساعد الفكاهة على الحفاظ على الحماسة عالياً؛ إذ يمكن للمدربين توضيح أفكار معينة بصورة أكثر فاعليةً باستخدام حس الفكاهة بدلاً من جعل المتدربين يشعرون بالارتباك بسبب كثرة الإحصاءات أو النظريات، ومع ذلك، تجنَّب إلقاء نكات موجهة إلى شخص معين؛ لأنَّ ذلك يجعله يشعر بالإهانة ويدفعه إلى عدم متابعة التدريب.

3. استخدام التغليف الجذاب:

استخدم المواد المغلفة جيداً التي تُظهِر قيمة التدريب، فإنَّ التغليف الاحترافي هو أداة قوية لتكوين انطباع أول جيد.

4. التشجيع على المشاركة:

اجعل الجلسة مفعمة بالحيوية من خلال مساعدة المشاركين على الاندماج في عملية التعلم، واقضِ نحو 80% من وقت التدريب على المشاركة الجماعية، وشجع الجميع في الجلسة على التحدث بحرية وصراحة؛ لأنَّ التعلم يحدث بسهولة أكبر عندما يرتبط الأمر بالمشاعر.

5. بناء تقدير الذات:

من حق المتدربين أن يعرفوا ما هي الفائدة التي ستعود عليهم من هذا التدريب؛ فهم يعلمون أنَّ معظم برامج التدريب مصممة لكسب المال للشركة، ومن النادر أن ترى تدريباً يرفع معنويات المتدربين أو يحسِّن حياتهم، فأنشئ بيئةً تعود بالنفع على الجميع باستخدام البرنامج التدريبي لبناء تقدير الذات لدى المشاركين.

قائمة مرجعية خاصة بالتدريب:

نقدم لك فيما يأتي قائمة مرجعية سهلة للحرص على أن يكون كل شيء جاهزاً لجلستك التدريبية:

1. ارتداء الملابس المناسبة:

استفد من تحليل جمهورك لمعرفة ما ترتديه، وعموماً، طابق طريقة لباسك مع طريقة لباس المتدربين لديك، أو كن مهنياً أكثر.

2. الوصول مبكراً:

امنح نفسك وقتاً للتحقق من جميع الترتيبات وتهيئة نفسك ذهنياً للجلسة.

3. التحقق من ترتيب مقاعد الجلوس:

احرص على أن يكون التجهيز مثالياً لأسلوب التدريب الذي تريد استخدامه وأنَّ لديك بعض الكراسي الإضافية لأيِّ متدرب قد يأتي في اللحظة الأخيرة.

4. التحقُّق من درجة حرارة الغرفة:

اضبط درجة الحرارة بصورة تتناسب مع عدد الأشخاص الذين سيحضرون في الغرفة والمساحة التي سيشغلونها جميعاً.

5. التحقق من الأجهزة السمعية والبصرية:

ألقِ نظرةً أخيرةً على جميع الأجهزة للتأكد من أنَّها تعمل بسلاسة.

6. التحقق من المقابس الكهربائية:

احرص على أن تكون جميع الوصلات آمنة، ولا تترك أي أشرطة كهربائية ضمن مسارات المشي.

7. التحقق من مفاتيح الإضاءة:

تعرَّف إلى المفاتيح والأضواء التي تعمل حتى تتمكن من توفير الإضاءة المثالية للمواد السمعية والبصرية وتدوين الملاحظات.

8. التحقق من معدات تعتيم النوافذ:

تأكد أنَّ الستائر تعمل جيداً.

9. التحقق من كافة الإجراءات:

تأكد من أنَّك تمتلك كل ما تحتاجه، بما في ذلك توفر حيز التدريب اللازم.

10. تجهيز مستلزمات التدريب:

إذا كنت ستستخدم الأدوات أو المعدات، فاحرص على أن يكون لديك كل ما تحتاجه.

11. توزيع مواد الدورة التدريبية:

قرر ما إذا كنت ستضع النشرات الخاصة بالدورة على طاولة ليأخذها المتدربون عند دخولهم مكان التدريب أو فيما إذا كنت ستضعها على كل مقعد.

في الختام:

هذه كلها أساليب فعَّالة لإدارة جلسة تدريبية ناجحة، لكن من هو أفضل شخص سيقدم التدريب؟ يتمتع أفضل المدربين بالعديد من الصفات التي تجعلهم بارعين فيما يفعلونه، وفي الجزء الثاني من المقال سنتحدث عن الصفات التي يجب أن يمتلكها المدرب والمجالات التي يمكن تحسينها.