طريقة إجراء جلسة تدريبية فعالة (الجزء الثاني)

تحدثنا في الجزء الأول من المقال عن 12 خطوة لإجراء جلسة تدريبية ناجحة، ثم ذكرنا 5 طرائق تجعل التدريب غير قابل للنسيان، وأضفنا قائمة مرجعية لمساعدتك على تجهيز جلستك بطريقة جيدة، والآن، في الجزء الثاني والأخير من المقال سنتحدث عن الكثير من الأفكار المتعلقة بالجلسة التدريبية، فتابعوا معنا.

صفات المدربين الفاعلين:

بينما بعض هذه الصفات ضرورية لأيِّ شخص في منصب تعليمي، فقد لا يبدو بعضها الآخر ضرورياً، مثل التحلي بالصبر أو الانفتاح، ومع ذلك، فإنَّ كل هذه الصفات تساهم في جعل المدربين متميزين؛ إذ يتمتع أفضل المدربين بالصفات الآتية:

1. مهارة التواصل:

يتحدثون جيداً، ويعبرون عن أفكارهم بوضوح، ولديهم أسلوب عرض يساعد على الاندماج.

2. سعة المعرفة:

إنَّهم يعرفون موضوع تدريبهم جيداً، ويدركون كل المفاهيم ويعرفون كل التفاصيل؛ إذ يمكنهم الإجابة عن الأسئلة بدقة وعلى مستوى يفهمه المتدربون، وإذا لم يتمكنوا من الإجابة عن سؤال ما، فإنَّهم يعرفون بالضبط إلى أين يتجهون للحصول على هذه الإجابة، ويعدون بالقيام بذلك في أقرب وقت ممكن.

3. الخبرة:

يعرفون ما الذي يتحدَّثون عنه؛ فهم على اتصال مباشر مع مصادر المعلومات والبيانات ويطبقون ما يعلمونه في التدريب.

4. مهارة التعامل مع الناس:

قد تختلف أنماط شخصياتهم، ولكنَّهم يستمتعون بالعمل مع الناس، ويمكنهم إدماج مجموعات من الناس والعمل معهم لتحقيق أهداف التدريب.

5. الاهتمام بالتعلم:

إنَّهم يدركون قيمة التعلم في حياتهم ويرغبون في مساعدة الآخرين على التعلم؛ إذ يجدون الرضى في مشاركة الآخرين المهارات والمعرفة التي اكتسبوها من خلال العمل الجاد والمثابرة.

6. الصبر:

إنَّهم يفهمون أنَّ الناس يتعلمون بطرائق مختلفة ووفق خطوات مختلفة؛ لهذا السبب يخصصون وقتاً كافياً للتأكد من أنَّ كل المتدربين يفهمون ما يحدث ويغادرون جلسات التدريب وهم يمتلكون المهارات والمعرفة التي جاؤوا للحصول عليها.

7. الانفتاح:

إنَّهم يحترمون وجهات نظر الآخرين ويعرفون أنَّه غالباً ما توجد طرائق عديدة لتحقيق نفس الأهداف، كما أنَّهم لا يفترضون أنَّهم يعرفون كل شيء، ولكنَّهم على استعداد للإصغاء إلى المتدربين والتعلم منهم.

8. الإبداع:

يستخدمون الإبداع وفضولهم الطبيعي في مهمة التدريب، وينشئون بيئةً في دوراتهم التدريبية تشجع على التعلم وتلهم المتدربين للوصول إلى أبعد ممَّا يعرفونه لاستكشاف أفكار وأساليب جديدة.

9. الإعداد الجيد:

إنَّهم يعرفون موادهم وأهدافهم وخطتهم في العرض، ويتحققون من أنَّهم يستخدمون المعدات في التدريب بطريقة صحيحة وعملية، كما أنَّهم يتأكدون من أنَّ جميع الإمدادات والمواد الداعمة متوفرة بالكميات المناسبة.

10. المرونة:

قادرون على تعديل خطة التدريب لتناسب المتدربين ويتمكنوا من تلبية جميع أهداف التدريب.

11. التنظيم الجيد:

يمكن للمدربين الجيدين التعامل مع مهام عدة في وقت واحد، فهم يعرفون كيف يديرون وقتهم وعملهم.

التدريب في الفصول التدريبية أو بإشراف مدرب:

ما تزال هذه هي الطريقة التدريبية الأكثر شيوعاً بسبب مرونتها ولأنَّها توفر التفاعل الشخصي.

فيما يأتي بعض النصائح لتحقيق أقصى استفادة من التعلم في الفصول التدريبية:

• لخِّص ملاحظات المحاضرة، لكن لا تقرأها.
• صمِّم كل جزء من المحاضرة لتعزيز هدف التدريب.
• استخدم دائماً الوسائل المرئية؛ مثل جهاز العرض العلوي واللوح الورقي القلاب أو الشرائح.
• شجع المتدربين على المشاركة من خلال إرشادهم لتدوين الملاحظات وتوزيع نشرات لتتبعها خلال المحاضرة.
• قسِّم العرض التقديمي عن طريق دعوة المتدربين لتقديم تغذيتهم الراجعة ورواية القصص لتوضيح أهم النقاط.
• اجمع بين المحاضرات وأساليب التدريب الأخرى مثل ورش العمل أو تأدية الأدوار لتعزيز وتوضيح النقاط التي وردت في المحاضرة، كلما أمكن.

طريقة استخدام النشرات التدريبية:

تخدم النشرات التدريبية المصممة جيداً العديد من الوظائف المفيدة في جلسة التدريب، لكن فقط إذا كانت مدروسة بعناية واستُخدِمت بصورة مناسبة.

نقدم لك فيما يأتي طريقة وضع نشرات تدريبية مفيدة والاستفادة منها بأقصى قدر من الفاعلية في أثناء التدريب:

• جعل النشرات تبدو احترافية باستخدام ورق عالي الجودة وطابعة جيدة أو آلة تصوير عالية الجودة، فإذا كانت تتوفر لديك الميزانية، فاجعل النشرات ملونة بالكامل.
• ترك الكثير من المساحات البيضاء على النشرات عن طريق جعل المعلومات بسيطة ومباشرة ومرتبة، بحيث تمنح المشاركين مساحة مخصصة لتدوين الملاحظات.
• استخدام خط كبير للكتابة بحيث يسهل قراءته، وعدم استخدام خطوط عدة.
• استخدام الرموز النقطية والحدود لتنظيم المعلومات وسهولة تتبع الفقرات.
• استخدام عناوين رئيسة للمسائل والموضوعات الهامة.
• استخدام الرسومات البيانية كلما أمكن لتوضيح النقاط الهامة.
• استخدام أوراق ملونة للموضوعات المختلفة في النشرات.
• ترقيم النشرات لسهولة الرجوع إليها عند مراجعتها مع المشاركين.
• الانتظار حتى نهاية الجلسة لتوزيع النشرات التي لن تناقشها في الفصل لمنع تشتيت انتباه المشاركين خلال الجلسة.
• النشرات مكملة للعرض التقديمي وليست العرض التقديمي نفسه.

العرض التقديمي المثالي:

تعد العروض التقديمية من أكثر أدوات التدريب شيوعاً وقوةً في الاستخدام اليوم، وكما هو الحال مع أيَّة أداة، توجد طريقة صحيحة وخاطئة لاستخدامها؛ إذ تتناسب فاعلية الأداة بصورة مباشرة مع طريقة استخدامها.

فيما يأتي طريقة الاستخدام الأكثر فاعليةً للعروض التقديمية:

• تحديد النقاط والرسالة الرئيسة لعرضك التقديمي قبل إنشاء الشرائح؛ إذ تأتي القصة أولاً، ثم الشرائح.
• جعل الشرائح بسيطة؛ فاستخدم فقط من ثلاثة إلى خمسة رموز نقطية ورسم بياني واحد أو اثنين لكل شريحة.
• استخدام القليل من الرسوم المتحركة، لكن إياك أن تستخدمها بلا هدف؛ إذ يسمح لك البرنامج باستخدام حركات عدة للنصوص والصور، لكن تعمل معظم هذه الحركات على التشتيت وإعاقة احتفاظ المتدربين بالأفكار التي تحاول توضيحها لهم، فقد يولي المتدربون المزيد من الاهتمام للألوان الجميلة أو التأثيرات الرائعة للكلمات أكثر من اهتمامهم بالمعلومات التي تحتويها هذه الكلمات.
• تقليل عدد الشرائح لتكون بين (20-30) شريحةً، بحيث تُقدَّم المعلومات بطريقة مريحة في عرض تقديمي مدته ساعة، فقد لا يغطي استخدام القليل من الشرائح الموضوع بصورة كافية، وقد يتسبب استخدام الكثير من الشرائح في زيادة عبء المعلومات على المتدربين.
• تشغيل العرض التقديمي النهائي مرات عدَّة على جهاز الحاسوب الخاص بك لإصلاح أيِّ خلل، وتشغيله مرات عدَّة على الأجهزة التي ستستخدمها في الفصل للتأكد من أنَّه يعمل بسلاسة.
• تحديد أفضل مكان تقف فيه في أثناء تشغيل عرضك التقديمي في غرفة التدريب، فاختر مكاناً يساعدك على الوصول بسهولة إلى الشرائح، بالإضافة إلى توفرها للمتدربين بحيث يمكنك معرفة ما إذا كانوا يريدون جذب انتباهك لطرح الأسئلة أو التعليق على أفكار موجودة في الشريحة.
• عند التمرن على عرضك التقديمي، جرب الإضاءة في الغرفة للتأكد من أنَّ الشرائح واضحة وأنَّه يوجد ضوء كافٍ للمتدربين لتدوين الملاحظات.
• ابتدأ كل جلسة بإعطاء لمحة مختصرة عن الموضوع وسؤال المشاركين عمَّا يتوقعون تعلُّمه قبل البدء بعرض الشرائح؛ وهذا يؤدي إلى بناء علاقة بينك وبين المتدربين بحيث يمكنك تهيئة حالة من التفاعل قبل خفض الإضاءة؛ وهذا قد يمنع المتدربين من التحدث إذا لم تكن قد مهدت لهم الطريق ليشعروا بحرية التحدث.

عثرات التدريب:

في عالم مثالي، سيكون التدريب دائماً ناجحاً، ومع ذلك، توجد طرائق يمكن أن يسير بها التدريب بصورة خاطئة، ووفقاً لورشة عمل التخطيط الاستراتيجي لعام 2001 عن رأس المال البشري برعاية "المعهد الوطني لعلوم الصحة البيئية" (National Institute of Environmental Health Sciences) و"برنامج تعليم وتدريب العمال" (Worker Education and Training Program)، يوجد العديد من المشكلات المحتملة التي يمكن أن تؤدي إما إلى إرهاق المدرب أو جعل البرنامج التدريبي أقل نجاحاً.

إليك ما يمكن أن يحدث بصورة خاطئة:

الأسباب التي تؤدي إلى إرهاق المدربين:

• دخول المدربين في حالة من الملل من خلال التدريب دائماً على نفس الموضوع.
• الدخول في حالة من الملل بسبب استخدام نفس أساليب التدريب دائماً.
• الشعور بالإحباط بسبب عدم تلقي الدعم من الإدارة.
• عدم توفر الميزانية الكافية.
• عدم الحصول على تعليمات مستمرة لتدريب المدرب.
• عدم تلقِّي المواد أو التعليمات المناسبة للتدريب في بيئة تحوي لغات وثقافات مختلفة.
• عدم امتلاك المعلومات والبيانات الكافية لتخصيص تدريبهم بما يتجاوز التعلم من الكتب.

طريقة الحفاظ على نشاط المدربين:

• تناوب المدربين على طرح موضوعات مختلفة.
• التشجيع على استخدام مجموعة متنوعة من أساليب التدريب.
• الترويج لبرنامجك للإدارة والحصول على دعمهم، وطلب تشجيع المدربين شخصياً من قِبل الإدارة.
• تقديم ميزانية واقعية وطموحة تلبي جميع احتياجاتك التدريبية.
• تشجيع وتوفير التدريب المستمر والتطوير الوظيفي للمدربين.
• تقييم المتدربين مسبقاً وتزويد المدربين بالمواد المناسبة من ناحية اللغة ومعلومات عن الثقافات المختلفة.
• إجراء الترتيبات ليتمكن المدربون من مراجعة العمليات التي يدربونها بانتظام للاطلاع على الأساليب الجديدة.

لماذا تفشل البرامج التدريبية؟

قد تفشل البرامج التدريبية لأسباب عدة، منها:

• عدم تحديد أهداف التدريب.
• عدم تناسب أهداف التدريب مع أهداف الشركة.
• عدم وضع معايير للمساءلة للمدربين أو المتدربين.
• عدم النظر إلى التدريب على أنَّه حاجة مستمرة.
• عدم تقديم الدعم من قِبل الإدارة العليا، أو تقديم القليل منه.

كيف ينجح برنامجك التدريبي؟

• وضع أهداف تدريبية محددة مع لجنة تضم الإدارة العليا.
• مواءمة أهداف التدريب مباشرةً مع أهداف الشركة الاستراتيجية والمالية.
• وضع نظام للمساءلة لقياس فاعلية المدربين والمتدربين، وتحديد ما إذا كان المدربون ينقلون المعلومات بنجاح وما إذا كان المتدربون يطبقون ما يتعلمونه لتحسين أدائهم الوظيفي.
• تصميم جدول تدريب يتضمن تدريباً مستمراً، مثل تدريب المبتدئين والمتوسطين والمتقدمين بالإضافة إلى تدريب تجديد المعلومات؛ فحاول أن تدمج الجدول الزمني الخاص بتدريبك مع جدول الشركة فيما يخص العطلات والمناسبات الأخرى.
• الحرص دائماً على وجود ممثل من الإدارة العليا في لجنة التدريب للتأكد من أنَّ التدريب جزء لا يتجزأ من خطط شركتك الحالية والمستقبلية لتحقيق النجاح.