كيف تستعد للتدريب؟

توجد عدة إجراءات هامة من أجل التحضير لجلسة التدريب، والتي تشمل أهمية الترويج للبرنامج ليصل إلى الإدارة العليا، وإعداد المواد التدريبية، ومكان التدريب، والمدربين والمتدربين؛ فالدورات التدريبية الناجحة هي تلك التي تكون جيدة التخطيط والإعداد.

إقناع الإدارة العليا بأهمية التدريب:

يُعَدُّ الافتقار إلى الدعم والالتزام على مستوى الإدارة العليا أحد أهم الأسباب الخمسة لعدم فاعلية التدريب، ودون وجود دعم عالي المستوى، يكون لدى الموظفين حافز أقل للاحتفاظ بالمعلومات وتطبيقها على عملهم، وعندما تُظهِر الإدارة العليا اهتماماً بعملية التعلم، فمن المحتمل أن يطبِّق المشاركون المهارات والمعلومات الجديدة على عملهم، ولا يمكن المبالغة في تقدير تأثير الإدارة العليا في طريقة تفاعل الموظفين مع التدريب.

وفيما يأتي عدة طرائق لجعل كبار المسؤولين في شركتك يدعمون تدريبك:

إحصاءات وتكاليف عدم التدريب:

وفقاً لتقرير "حالة العمل" الصادر عن الجمعية الأمريكية للتدريب والتطوير (ASTD)، توجد علاقة مباشرة بين الأموال التي تنفق على التدريب وربحية الشركة، وتُعَدُّ هذه الجمعية مصدراً موثوقاً للاستشهاد به عند إقناع إدارة الشركة بأهمية التدريب.

فيما يأتي بعض الإحصاءات المتعلقة بمخاطر وتكاليف عدم تدريب الموظفين لإنجاز وظائفهم بأمان وفاعلية:

• وفقاً لإدارة السلامة والصحة المهنية (OSHA)، يموت 6000 موظفاً أمريكياً كل عام بسبب إصابات مكان العمل، ويموت 50000 آخرين من الأمراض الناجمة عن التعرض للمخاطر في مكان العمل.
• وفقاً لإدارة السلامة والصحة المهنية، يعاني 6000000 عاملاً من الإصابات غير المميتة كل عام بتكلفة تزيد عن 125 مليار دولار للشركات الأمريكية.
• وفقاً لـ "معهد معلومات التأمين" (Insurance Information Institute)، ارتفعت تكاليف تعويضات العمال بمعدل 50% في جميع أنحاء أمريكا منذ عام 2000.
• وفقاً للمجلس الوطني لتعويضات التأمين (NCCI)، زاد إجمالي تكاليف تعويض العمال لكل مطالبة تعويض بنسبة 85% من 9100 دولار في عام 1993 إلى 16800 دولار في عام 2003.
• وفقاً للمجلس الوطني لتعويضات التأمين، يبلغ متوسط ​​تكلفة أي حادث عادي مصحوباً بإصابة جسدية 10971 دولاراً أمريكياً، بينما يكلف التدريب على السلامة ما يعادل 2000 دولار لكل جلسة.
• في إحدى السنوات الأخيرة، فرضت عمليات التفتيش الفيدرالية التي أجرتها إدارة السلامة والصحة المهنية (OSHA) غرامة على الشركات الأمريكية بلغ مجموعها أكثر من 80 مليون دولار بسبب الانتهاكات، كما غرَّمت عمليات التفتيش الحكومية في 26 ولاية الشركات بأكثر من 70 مليون دولار لارتكاب انتهاكات.

كل هذه الأرقام تضيف نفقات كبيرة على الشركات ذات القوى العاملة المدربة تدريباً سيئاً، وهي لا تشمل تكاليف انخفاض معنويات الموظفين بعد إصابة زملاء العمل أو موتهم بسبب العمل، أو عند رفع دعاوى تمييز أو فرض غرامات على الشركة.

سيوفر التدريب المنظم جيداً والمخصص والمُحدَّث الأموال لشركتك.

المدربون الداخليون:

فيما يأتي عدة أسباب للاحتفاظ بمدرب مؤهل أو بموظفي التدريب:

المدرب الداخلي:

• يعرف المنظمة من الداخل.
• يفهم أهدافك وغاياتك.
• لديه خبرة مباشرة في الوظائف في منشأتك.
• يعرف المعدات والآلات والأدوات التي تستخدمها منشأتك.
• يمكنه تخصيص التدريب ليتناسب مع احتياجاتك الخاصة.
• تربطه علاقة بالمتدربين.
• يمكن أن يكون أكثر مرونةً مع الجدول الزمني للتدريب عندما تحدث مواقف تحتاج إلى إعطائها أفضلية على التدريب.
• يمكنه إجراء مجموعة واسعة من التدريبات، ومن ذلك التدريب في أثناء العمل، والكوتشينغ، والتدريب غير الرسمي، وما إلى ذلك.
• متوفر للمتابعة بعد التدريب.
• تكلفة الاعتماد عليه أقل.

عيوب المدرب الخارجي:

• لا يعرف الموظفين أو العمليات الداخلية.
• قد يكون الاعتماد عليه مكلفاً.
• قد يكون لديه مشكلات مع البرنامج الزمني، على سبيل المثال، الترتيب للاجتماعات مع عمال المناوبة، والموظفين في الموقع، وما إلى ذلك.
• غير موجود عادةً للمتابعة بعد التدريب.

باختصار، كن مستعداً للدفاع عن الأرقام والحقائق ودعمها مهما كانت طرائق التدريب التي حددتها، لتكون تلك أفضل طريقة لإبقاء القوى العاملة لديك مُدرَّبة وجاهزةً، وهذه هي أفضل طريقة لجعل الإدارة العليا تدعم جهودك وعلى استعداد لدعم عقلية التدريب في جميع أقسام الشركة، ويُعَدُّ دعمهم الصريح والعام أمراً هاماً لنجاح برنامج التدريب الخاص بك.

تحضير مواد التدريب:

يُعَدُّ إعداد مواد التدريب داخلياً أكثر صعوبةً من استخدام المواد المجهزة مُسبقاً، لكن إذا حدث ذلك بطريقة صحيحة، فلن تحتاج إلى القيام به سوى مرة واحدة، وباستخدام نظام حفظ الملفات والتخزين المنظم منطقياً، سيكون لديك جلسات تدريبية قابلة لإعادة الاستخدام، ويمكن تحديثها بسهولة مع تغيُّر المعدات أو الإجراءات، وستمتلك سيطرةً كاملةً على ما يُدرَّب في شركتك.

ووفقاً للجمعية الأمريكية للتدريب والتطوير (ASTD)، يختلف وقت التحضير لطرائق التدريب المختلفة:

• يتطلب التدريب التقليدي في الفصول نحو 40 ساعةً من البحث والتطوير من أجل ساعة تدريب واحدة.
• يتطلب التدريب الحاسوبي نحو 200 ساعةً من البحث والتطوير من أجل ساعة تدريب واحدة.
• يتطلب التدريب القائم على الفيديوهات 40-120 ساعةً من البحث والتطوير من أجل ساعة تدريب واحدة.
• يتطلب التدريب على الإنترنت 40-200 ساعةً من البحث والتطوير من أجل ساعة تدريب واحدة.

قد لا تمتلك هذا الوقت لتجميع المواد المتقدمة تكنولوجياً، لكن يمكنك إنشاء جلسة تدريب قوية، وتتطلب كتابة المواد التدريبية عدة خطوات:

1. تحديد أهداف التدريب والغرض منه: ضع قائمة بأهدافك وارجع إليها في أثناء تحضيرك للموضوع، بحيث تحافظ على رسالتك وتحقق أهدافك التدريبية؛ على سبيل المثال، يمكن أن تشمل الأهداف المدرجة لبرنامج تدريب إصابة في الظهر ما يأتي:

• تعليم المتدربين أساليب الرفع الآمن.
• تزويد المتدربين بفهم أكبر لانزلاق الفقرات.
• تزويد المتدربين بمعلومات عن حالات الإجهاد والالتواء وطريقة ارتباطها بإصابات الظهر.
• تزويد المتدربين بفرص عملية يراقبها المشرف لممارسة أساليب الرفع الصحيحة.

2. تقديم الموضوع بترتيب منطقي: اشرح أساسيات الموضوع، واحرص على أن يفهمها المتدربون قبل الانتقال إلى مزيد من المعلومات التفصيلية والتقنية.
3. التأكيد على النقاط الهامة: حدِّد الحقائق أو الممارسات التي يحتاج المتدربون إلى امتلاكها أو يحتاجون إلى معرفة طريقة القيام بها، وخطِّط لقضاء معظم وقت التدريب الخاص بك على هذه الأمور، وخصِّص وقتاً أقل لنقاط التدريب الأقل أهميةً ولكنَّها ما تزال مرتبطة بالموضوع.
4. تخصيص مواد التدريب بما يتناسب مع وضع شركتك: اربط المعلومات مع سياسات شركتك وإجراءاتها وأدواتها ومعداتها وآلاتها ومعدات الحماية الشخصية وما إلى ذلك، وحدِّث هذا القسم عند استبدال الأدوات أو المعدات أو تغيير الإجراءات.
5. دمج الأساليب التفاعلية في تدريبك: ابحث عن طرائق لإبقاء المتدربين مندمجين.
6. كتابة خطة للجلسة التدريبية: قد تكون بعض الخطط أقل تفصيلاً من غيرها وذلك بحسب الموضوع، ومع ذلك، يجب كتابة خطة لكل جلسة تدريبية؛ لأنَّها:

• تساعد على ضمان تقديم جميع المعلومات المطلوبة.
• توثِّق الموضوعات المدرجة في الجلسة التدريبية.
• توفر مكتبة من المواد التدريبية المخصصة لبرنامج التدريب الخاص بشركتك، ومن خلال الاحتفاظ بكل خطة في ملفات التدريب الخاصة بك، فإنَّك تحرص على أنَّها ستغطي الأهداف والغايات التي أشرت إلى ضرورة الحديث عنها بصرف النظر عمَّن يقدِّم التدريب.

7. التخطيط لجلسة تتضمن الأسئلة والإجابات عنها: ضع قائمة بالأسئلة المحتملة وإجاباتها، وفي بعض الأحيان، ستلاحظ أنَّ المواد المخطط لها تمثل نصف الجلسة فقط، وغالباً ما تُمرَّر المعلومات الجيدة في الاتجاهين من خلال جلسات الأسئلة والأجوبة؛ أي يمكن للمتدربين توضيح النقاط أو جعل المدربين على علم بالممارسات الحالية التي قد تحتاج إلى تحديث، ويمكن للمدربين استخدام هذه الطريقة التفاعلية بوصفها مؤشراً جيداً لفهم المتدربين للمادة.

المخطط العام لخطة جلسة التدريب:

يتكون المخطط العام لجلسة التدريب من:

1. عنوان البرنامج التدريبي.
2. الهدف العام للتدريب.
3. الأهداف المحددة للتدريب.
4. النقاط الرئيسة التي سيتضمنها التدريب.
5. خصائص الشركة (الأدوات، والآلات، ومعدات الحماية الشخصية، والسياسات، والإجراءات).
6. نوع المتدربين (مبتدئون، أو مُلمون باستخدام الحاسوب، أو يتحدثون عدة لغات).
7. المواد التدريبية المطلوبة للتعليم في الفصول الدراسي (مقاطع الفيديو، واللوح الورقي).
8. مواد التدريب المطلوبة للتدريب العملي (المجسمات، والأدوات، والمواد).
9. النشاطات التفاعلية.
10. الأسئلة المتوقعة مع الإجابات الصحيحة عنها.

تجهيز مكان التدريب:

جهِّز الفصول المخصصة للتدريب ومناطق التدريب العملي عن طريق التحقق من:

• ترتيب مقاعد الجلوس بطريقة مناسبة.
• توفير ظروف بيئية مريحة.
• توفير الإضاءة الجيدة.
• توفير المعدات المطلوبة؛ مثل مشغل الفيديو، وأجهزة عرض الشرائح، واللوح الورقي، والوسائط الأخرى.

يُعَدُّ التحضير للفصل أمراً هاماً للغاية، وحتى إذا كان مكان التدريب عبارةً عن جزء مغلق من المصنع أو الكافيتيريا أو منطقة عمل أخرى، فأنت بحاجة إلى تجهيزه للتدريب؛ على سبيل المثال، احرص على أن تكون منطقة التدريب تستوعب عدد المتدربين للجلسة، وإذا اضطر المتدربون إلى الوقوف أو كان وجودهم في المساحة المخصصة غير مريح بالنسبة إليهم، فلن يتقبلوا المواد التي تقدمها.

احرص على امتلاك ما يكفي من النشرات أو المواد الأخرى للمتدربين، وتأكد من أنَّ الأدوات أو المعدات أو الآلات أو الدعائم الأخرى للعرض أو الممارسة تعمل بصورة صحيحة، فعملية التحضير عملية بالغة الأهمية؛ وذلك لأنَّ المتدربين سيُظهِرون الانطباعات الأولى في الدقائق القليلة الأولى من الجلسة، وسيحكمون على المادة والمدرب من جاهزية بيئة التدريب؛ لذلك يجب أن يعمل كل شيء بسلاسة في بداية الجلسة.

وبصفتك الشخص المسؤول عن التدريب، فإنَّ الأمر عائد لك لتطوير إجراءات التجهيز القياسية لضمان تحقيق مستوى عالٍ من التدريب، فكل التفاصيل هامة.

تجهيز نفسك:

لكل مدرب مؤهلات وخبرات وتجارب وأسلوب تدريب مختلف، والمدربون الذين هم على علم بموضوع ما، يجب أن يستعدوا بطريقة صحيحة للجلسة التدريبية، فلقد صُمِّمت المبادئ التوجيهية الآتية لمراجعة أساسيات إعداد المدربين لجلسات التعلم:

الممارسة تؤدي إلى الإتقان:

تدرب على عرضك التقديمي؛ إذ يُجري أفضل المدربين دائماً عملية تجريبية واحدة على الأقل قبل جلسة التدريب، وتساعد الممارسة على تحسين مهارات العرض ومستويات الثقة، وتسمح للمدربين بالتنبؤ بأي صعوبات تقنية أو لوجستية وإعداد خطط احتياطية للحالات الطارئة.

التغلب على رهاب العرض التقديمي:

أحياناً وتحديداً مع المحاضرات، يعقد المدربون جلسات أمام مجموعات كبيرة، ويشعر العديد من الأشخاص بأنَّهم غير مرتاحين في التحدث أمام الجمهور حتى عندما يكون لديهم عرض تقديمي مُجهَّز جيداً.

وفيما يأتي خطوتان لمساعدتك على التغلب على هذا الخوف:

1. تجهيز نفسك من الناحية النفسية: يحضر المتدربون تدريبك ليتعلموا منك، فهم يريدون منك أن تكون مدرباً جيداً؛ لأنَّهم سيتعلمون المزيد بهذه الطريقة؛ لذا ركِّز على المتدربين، وتأكد من فهمهم للمادة، ولا تقلق بشأن أدائك، فأنت مجرد شخص توصل لهم الرسالة، وكل ما عليك هو توصيلها، وتقبَّل حقيقة أنَّك ستكون متوتراً؛ لذلك حاول استخدام طاقة التوتر تلك لتتمكن من التقديم بفاعلية.
2. تجهيز نفسك من الناحية الجسدية: يحتاج المدربون إلى التعرف إلى بيئة التدريب، ومن ذلك الأمور المتعلقة بالإضاءة ودرجة حرارة المكان وطريقة ترتيب المكان المخصص للتدريب؛ إذ يمكنك القيام بذلك في أثناء جلسة التدريب أو من خلال الوصول مبكراً في يوم التدريب للتأكد من أنَّ كل شيء يسير على ما يرام.

يمكنك أيضاً أن تشرب سوائل خالية من منتجات الألبان لتهدئة حبالك الصوتية ومنع جفاف الحلق أو التهابه نتيجة التحدث كثيراً في أثناء الجلسة، وقد ترغب أيضاً في تعلُّم أساليب الاسترخاء وتوفير أجواء مناسبة قبل جلسات التدريب للاسترخاء والاستعداد.

تجهيز المتدربين:

لقد استغرق الأمر منك وقتاً في إعداد المواد التدريبية ومكان التدريب وحتى تجهيز نفسك، ولضمان أن تكون جلسة التدريب أكثر إنتاجيةً، أنت تحتاج أيضاً إلى تجهيز المتدربين، وتريد أن يكون المتدربون متحمسين جداً قبل أن يبدأ التدريب، فضع في حسبانك استخدام بعض أساليب التدريب المُسبق لمساعدة المتدربين على تقبُّل التدريب، وتهيئتهم للموضوع، وإعدادهم للتعلم، كما يمكنك تجهيز المتدربين من خلال:

• توزيع مخطط الجلسة أو جدول الأعمال قبل الاجتماع: سيشعر المتدربون الذين قد يكونون قلقين بشأن التدريب بالهدوء عندما يعرفون مُسبقاً ما هي الأمور التي سيتحدث عنها التدريب، ولأنَّ المعرفة مصدر قوة، فإنَّ جميع المتدربين سيستفيدون من معرفة ما هو مدرج في جدول الأعمال، وستستفيد أنت عندما يدخل المتدربون إلى المكان المخصص للتدريب وهم يفكرون في الموضوع.
• توزيع نشاطات ما قبل الجلسة: إلى جانب المخطط التفصيلي، أدرج بعض الأسئلة أو المواقف المرحة والبسيطة، مثل:

أسئلة عامة:

• ماذا تعرف عن موضوع التدريب؟
• لماذا تعتقد أنَّ هذا التدريب ضروري؟
• كيف سيفيدك هذا التدريب أنت والشركة؟

دراسات حالة تتضمن التدريب القادم وتليها أسئلة استخلاص المعلومات:

• ماذا ستفعل في هذه الحالة؟
• ماذا كنت ستفعل بطريقة مختلفة عن الآخرين في الحالة المدروسة؟

اطلب من المتدربين أن يكونوا مستعدين لإجراء مناقشات موجزة عن دراسة الحالة، وخصَِّص بضع دقائق في بداية الجلسة واسألهم عن إجاباتهم.

• توزيع استبيان التوقعات: اسأل المتدربين عمَّا يتوقعونه من الجلسة من خلال الاستطلاع أو البريد الإلكتروني أو اجتماع الفريق، واستخدم تلك النتائج لتخصيص الجلسة للمتدربين مع الاستمرار في تحقيق جميع أهداف التدريب.