8 خطوات للتعامل مع الأسئلة الصعبة التي يطرحها المتدربون

ملاحظة: هذا المقال مأخوذٌ عن المعلمة والكوتش "جينا جيتس" (Gina Gates)، وتُحدِّثنا فيه عن 8 خطوات للتعامل مع الأسئلة التي يطرحها الحاضرون في أثناء تقديم الدورات التدريبية.

لقد عملتُ بجدٍّ خلال الأشهر الماضية على إعداد برنامج تدريب جديد والاستعداد لتقديمه وإلقائه أمام الجمهور، كما أنَّني عكفت على دراسة مواد التدريب ومراجعتها مرة تلو أخرى حتى حفظتها عن ظهر قلب، وجمعتُ المصطلحات ولخَّصتُ المحاور الرئيسة وعلَّقتُها على جدران مكتبي.

راجعتُ العرض التقديمي مرات عدة وحرصتُ على الانتباه إلى سرعة الإلقاء وتقدير الوقت الذي أحتاج إليه في أثناء التقديم، ثم تدربت على إلقائه أمام المرآة وبحضور أحد أفراد عائلتي، وعندما أخلد للنوم، كنت أقضي كثيراً من الوقت في التفكير بالمعلومات التي سأطرحها، وأتخيل كيف ستجري عملية التقديم مطمئنة وواثقة من نفسي، وكنت أدرك أنَّني على أتم الجهوزية لتقديم عرض ناجح بعدما بذلت ما بوسعي خلال هذا الوقت في التحضير والاستعداد.

توجهتُ إلى قاعة التدريب صبيحة اليوم الموعود وكلي ثقة بقدرتي على شرح المعلومات وتوضيحها للحاضرين على الرغم من شعوري ببعض التوتر كما تجري العادة، فبدأت بعرض مخطط برنامج التدريب، وإلقاء المقدمة، واستخدام عدد من التقنيات لتلطيف الأجواء وبناء الألفة مع المشاركين.

بدأتُ أشعر بالراحة بعد أن لاحظت اندماج الحاضرين واهتمامهم بالمحتوى، وقد نجحت في تقديم المواد وفق الخطة الزمنية التي وضعتها وبسرعة مناسبة لاستيعاب الحاضرين، وكان كل شيء يسير وفق المخطط وعلى أكمل وجه إلى أن رفع أحد الحاضرين يده.

يخشى جميع المدربين التعرض للإحراج في مثل هذه المواقف؛ لأنَّها غير متوقعة، وتتسبب في مقاطعة سير العرض التقديمي، ولا يمكنك أن تستعد للإجابة عن كافة الأسئلة التي قد تخطر للحاضرين، وعندها تمالكت أعصابي وأذنت للمشارك لكي يطرح سؤاله.

لقد حدث ما كنت أخشاه وتفاجأت بسؤال لا أعرف إجابته على الرغم من الأشهر التي قضيتها في الاستعداد ودراسة المواد وحفظ المحتوى عن ظهر قلب، لكن كيف أتصرف الآن؟

8 خطوات للتعامل مع الأسئلة الصعبة التي يطرحها المتدربون:

يتعرض أكثر المدربين خبرةً لمثل هذه المواقف خلال برامج التدريب، وفيما يأتي 8 خطوات للتعامل مع الأسئلة الصعبة التي يطرحها المتدربون:

1. الاستعداد للتعرض لمثل هذه المواقف:

يجب أن تكون ضليعاً بمحتوى التدريب والمواد التي تعتزم طرحها من جهة، وتستعد نفسياً لاحتمال التعرض لأسئلة تجهل إجاباتها من جهة أخرى، كما يجب أن تتقبل هذه الحقيقة على الرغم من صعوبتها، ولقد واجهت شخصياً مشقة بالغة في التصالح معها؛ لأنَّني تمنيت لو أنَّ بمقدوري أن أعرف إجابات كافة الأسئلة التي قد تخطر للحاضرين.

2. وضع خطة للإجابة عن الأسئلة المحتملة:

تقتضي هذه الخطوة تحضير بعض الأسئلة النموذجية المحتملة من المحاور الصعبة أو المعقدة ضمن المحتوى، ولقد ساعدني تحضير الأسئلة المحتملة على تكوين فكرة عن الموضوعات والأفكار التي قد يستعلم عنها المشاركون خلال التدريب، كما أنَّني أحرص على تدوين كافة الأسئلة التي تُطرَح خلال التدريب من أجل تحضيرها والاستفادة منها عند تقديمه مرة أخرى في المستقبل.

3. الاستفادة من تجارب المدربين الآخرين:

قد تستفيد من تجارب زملائك الذين سبق لهم أن تعاملوا مع برامج مشابهة للتدريب الذي تستعد لتقديمه؛ لذا حاول أن تستعلم منهم عن الأسئلة التي طُرحت خلال التدريب، فقد تتعرض لاستفسارات مشابهة بدورك.

قد تستفيد من المنتديات والمجموعات على منصات التواصل الاجتماعي مثل مجموعة "ذا أفلييت ترينر" (the Affiliate Trainer)، و"كلاس كوميونيتي" (CLASS Community) في الاستعلام عن الأسئلة التي تُطرح في أثناء التقديم.

4. التأكيد على أهمية الأسئلة المطروحة والإجابة عنها جميعها:

يجب التنويه إلى أهمية الأسئلة التي يطرحها المشاركون والإجابة عنها جميعها، والتأكد من تقديم إجابات وافية تحتوي على المعلومات التي يحتاج إليها المتدرب لفهم محاور التدريب، لكن ماذا لو كنت تجهل الإجابة؟ تابع القراءة لتعرف كيف تتصرف في مثل هذه الحالة.

5. تخصيص مكان ضمن القاعة لتجميع الأسئلة:

تقتضي هذه الخطوة توزيع أوراق ملاحظات لاصقة على الحاضرين وتجهيز لوحة مخصصة لوضع الأسئلة ضمن القاعة، فيجب أن تطلب من المشاركين في بداية الجلسة أن يدونوا أسئلتهم واستفساراتهم على أوراق الملاحظات ويضعوها في المكان المخصص للأسئلة، وفيما يلي فائدتان لهذه التقنية:

• قد لا يتسنى لك ما يكفي من الوقت للإجابة عن الأسئلة على الفور، لكن يعرف المشارك بهذه الطريقة أنَّك ستعود إلى السؤال عندما تحين الفرصة المناسبة.
• تتيح لك هذه الطريقة إمكانية التمعن بالأسئلة الصعبة، والبحث عن أجوبتها خلال وقت الاستراحة.

6. طلب إعادة صياغة السؤال:

أحياناً تكمن المشكلة في طريقة صياغة السؤال، وعندها يُفضَّل أن تطلب من المشارك أن يعيد طرحه بأسلوب أوضح، وتساعدك هذه الطريقة على تكوين فكرة أوضح عن المعلومات والشروحات التي يحتاج إليها المشارك.

7. استخدام المصادر والمواد المتوفرة لديك:

قد تستعين بالمصادر والمراجع والأدلة المتعلقة بموضوع الدورة التدريبية، فضلاً عن إمكانية الاتصال بالإنترنت ومشاهدة مقاطع الفيديو والاطلاع على الملفات النصية التي قد تحتوي على الأجوبة التي تحتاج إليها.

لا بأس بأن تعترف بجهلك للإجابة الصحيحة وتطلب من المشاركين مساعدتك على البحث ضمن المواد والأدلة والمراجع المتوفرة لديك للحصول على جواب وافٍ.

8. تأجيل الإجابة عن السؤال إلى موعد لاحق:

قد لا تفلح الخطوات السابقة في مساعدتك على تقديم جواب شافٍ للسؤال المطروح خلال الجلسة، وعندها قد تؤجل الإجابة عنه إلى وقت لاحق وتؤكد للمشاركين أنَّك بصدد إجراء البحث اللازم لتزويدهم بمعلومات دقيقة عن استفساراتهم، وتضمن هذه الطريقة تقديم معلومات صحيحة ودقيقة حتى لو اضطررت لتأجيل الإجابة إلى الجلسة المقبلة.

ينم هذا التصرف من ناحية أخرى عن أمانتك ومصداقيتك، فأنت ترفض تقديم معلومات خاطئة أو مبنية على افتراضات وتخمينات تفتقر إلى الإثباتات العلمية في محاولة لتجنب الإحراج أمام الحاضرين.

يعرف المشاركون بهذه الطريقة أنَّ استفساراتهم هامة وتستحق أن تبذل مزيداً من الوقت للبحث عن إجابات وافية لها، وقد تبحث عن أجوبة دقيقة وترسلها عبر البريد الإلكتروني لكافة الحاضرين بعد انتهاء الدورة التدريبية.

في الختام:

لقد ساعدتني هذه الخطوات على تغيير وجهة نظري تجاه الأسئلة المفاجئة التي أتعرض لها في أثناء تقديم الدورات التدريبية، فلم أعد أقلق من هذه الأسئلة؛ بل صرت أتقبلها بصدرٍ رحب وأتعامل معها بذكاء، وأعدُّها مؤشراً على اهتمام المشاركين بالمحتوى واندماجهم مع مواد التدريب، وصارت هذه الأسئلة بالنسبة إليَّ بمنزلة فرصة لمساعدة المشاركين على فهم محتوى التدريب وتحقيق أقصى فائدة ممكنة منه في حياتهم العملية.