الدليل الشامل لنظام إدارة الدورة التدريبية

إذا لم تكُنْ قد سمعت من قبل عن نظام إدارة الدورة التدريبية أو برنامج إدارة الدورة التدريبية، فربما تكونُ قد توقَّعتَ أنَّه نوع من أنظمة البرامج لإدارة الدورات التدريبية، وهذا الأمر صحيح.

مع ذلك تُوجَدُ العشرات من البرامج التي ينطبق عليها هذا الوصف تماماً، وتشمل نظام إدارة المحتوى ونظام إدارة التعلُّم ونظام إدارة المواهب، لكنْ تُوجَدُ صعوبة في فَهمِ ما تبحث عنه بالضبط وما الذي يناسب احتياجاتك التدريبية.

إذاً، نُقدِّمُ لك بعض العناصر التي تساعدك على معرفة خصائص برنامج إدارة الدورة التدريبية في هذا الدليل الشامل.

ما هو نظام إدارة الدورة التدريبية؟

نظام إدارة الدورة التدريبية هو نظام برمجيات مؤسسي مُخصَّص لأتمتة وتحسين التدريب بقيادة المدرِّب والتدريب الافتراضي بقيادة المدرب، والهدف الأساسي منه هو مساعدة المسؤولين في مؤسسات التدريب؛ إذ يُعرَفُ نظام إدارة الدورة أيضاً باسم برنامج إدارة الدورة التدريبية.

ما هي إدارة الدورة التدريبية؟

إدارة الدورة التدريبية هي عمليَّة تبسيط وتحسين جميع عمليات المكتب الخلفي لدوراتك التدريبية على التدريب بقيادة المدرِّب والتدريب الافتراضي بقيادة مدرِّب، ويتضمَّنُ ذلك أتمتة إدارة اللوجستيات والموارد والجدولة والإدارة والأمور المالية وإعداد التقارير وغير ذلك، ويمكن أن يشمل هذا أيضاً مبيعات شركات التدريب التجارية.

لقد صُمِّمَ برنامج إدارة الدورة التدريبية خصيصاً لمنظمات التدريب، سواء كانت أقسام تدريب في الشركات أم شركات تدريب هادفة للربح، والنظام هو برنامج شامل يُوحِّدُ جميع أنواع العمليات في نظام واحد، وبخلاف ذلك يجري التعامل مع هذه العمليات من خلال أدوات متعددة؛ مثل مزيج من جداول البيانات أو الجداول الزمنيَّة أو أنظمة حجز الدورة التدريبية أو إدارة علاقات العملاء.

قد تسمع بأنَّهُ تُوجَدُ لنظام إدارة الدورة التدريبية العديد من التسميات؛ مثل: برنامج إدارة الدورة التدريبية، ونظام إدارة الدورة التدريبية، ونظام إدارة التدريب، وكلُّها تشير إلى نفس نوع النظام.

ما هو الهدف من نظام إدارة الدورة التدريبية؟

صُمِّمَ نظام إدارة الدورة التدريبية لتحسين كفاءَة وفاعلية التدريب الذي يقوده المدرِّب، وتُوجَدُ العديدُ من ميِّزات برامج إدارة الدورة التدريبية الرائعة والتي تجعلها أساسيةً في مجموعة أساليب التعلُّم ومكملاً رئيساً لنظام إدارة التعلُّم.

الميِّزات الرئيسة لبرنامج إدارة الدورة التدريبية:

الميِّزات الرئيسة التي يجب البحث عنها في برنامج إدارة الدورة التدريبية هي تلك التي تُركِّزُ في جدولةِ الدورة التدريبية وإدارة الموارد والعمليات وتنظيم الشؤون والتخطيط المالي والأداء وإعداد التقارير وإدارة دورة المبيعات.

نقدِّمُ لك فيما يلي بعض الميِّزات الشائعة التي يمكن أن تساعدك على إدارة نشاط التدريب بقيادة مدرِّب أو التدريب الافتراضي بقيادة مدرِّب بصورة فعَّالة.

• إدارة الشؤون والموارد: كيف يمكن تنظيم الجلسات وتخصيص الموارد بأكثر الطرائق فاعليةً من حيث التكلفة؟
• جدولة الدورة التدريبية: كيف يمكن إنشاء جدول التدريب الأمثل وتعديله بسرعة ليناسب جدول مواعيد الجميع؟
• إدارة التسجيل: كيف يمكن تتبُّع تأكيدات التسجيل ورسائل التذكير بالبريد الإلكتروني والبيانات الهامَّة لآلاف المتدربين وتجنُّب الأخطاء أو التأخير؟
• التدريب المالي تحت إشراف مدرِّب: كيفَ يمكن تتبُّع التكاليف والتنبؤ بالميزانيات ومراقبة تفاصيل الأرباح لكل جلسة؟
• إعداد التقارير وذكاء الأعمال: كيف يمكن استخلاص معلومات مفيدة لتقييم نجاح النشاط التدريبي واتِّخاذ القرارات المناسبة في الوقت الفعلي؟
• المبيعات: "شركات التدريب التجاري والمؤسَّسات الموسَّعة" كيف يمكنُ تبسيط الطلب بأكمله لعملية إصدار الفاتورة لخدمة العملاء في الوقت المناسب وبطريقة موثوقة؟

في حين أنَّ بعض الأنظمة قد تتضمن أيضاً بوابات الواجهة الأمامية، فإنَّ برامج إدارة الدورة التدريبية هي في الأساس برنامج مكتب خلفي.

ما الفارق بين نظام إدارة الدورة التدريبية ونظام إدارة التعلُّم والبرامج المماثلة الأخرى؟

ضمن النظام البيئي لأساليب التعلُّم، يجب تمييز برنامج إدارة الدورة التدريبية عن برنامجين مرتبطين به:

1. نظام إدارة الدورة (CMS) ونظام إدارة التعلُّم (LMS):

صُمِّمَ نظام إدارة التعلُّم لمساعدتِكَ على إدارة دورات التعليم الإلكتروني وتقديمها، ويتركَّزُ هذا النظام على تفاعل الواجهة الأمامية مع المتعلمين، ويمكِنُكَ أن ترى كيف يختلفُ عن نظام إدارة الدورة التدريبية، ممَّا يساعدُ المؤسسات على تبسيط وتحسين نشاطات التدريب في المكتب الخلفي للتدريب بقيادة المدرِّب (ILT) والتدريب الافتراضي بقيادة مدرِّب (vILT).

2. نظام إدارة الدورة التدريبية ونظام إدارة المواهب:

يُعَدُّ نظام إدارة المواهب أداةً أكثر عموميةً لمساعدتِكَ على إدارة المواهب بصورة استراتيجية في قدرات الموارد البشرية المتعلِّقة بالمرشحين في مراحل التوظيف والفرز والتأهيل، ويمكِنُ أن تُوجَد بعض عناصر التدريب هنا، لكنْ بغضِّ النظر عن البرنامج المُستخدَم، لا ينبغي أن يكون برنامج التدريب الأساسي.

باختصار، إذا أردنا إدارة العمليات الإدارية للمكتب الخلفي للتدريب الذي يقوده المدرِّب؛ أي إدارة مواد الدورة التدريبية وتحديث جداول المدرِّب، يجب الاعتماد على استخدام نظام إدارة الدورة التدريبية؛ لأنَّهُ سيسمحُ لنا بتقديم التدريب للمستخدِم بأسهل طريقة ممكنة.

هذا لا يعني أنَّ إدارة المواهب وأنظمة إدارة التعلُّم ليس لها مكان في بيئة تقديم التدريب، فمن المؤكَّد أنَّها تؤدي دوراً في إعطاء إدارة المكتب الخلفي رؤيةً أفضل في مجالات معيَّنة من تطوير الموظفين، لكنْ يجب أن تؤديَ دوراً إضافياً في تقديم الدورات التدريبية باستخدام نظام إدارة المحتوى الخاص بك.

مَن يستخدِمُ برنامج إدارة الدورة التدريبية؟

تُستخدَمُ برامج إدارة الدورة التدريبية من قِبَلِ مجموعة متنوعة من مؤسسات التدريب التي يمكن أن تكون داخل الشركة أو منفصلة عنها، ويقعُ التدريب عادةً تحتَ مسؤولية أقسام التعلُّم والتطوير (L&D) أو شركة تدريب أو مؤسسة موسَّعة.

1. التعلُّم والتطوير (L&D):

عادةً ما تعمل أقسام التعلُّم والتطوير كقسمِ تدريب داخلي للشركة وكامتداد لقسم الموارد البشرية، والمدرِّبون في هذه الأقسام مسؤولون عن ضمانِ أنَّ الموظفين على جميع المستويات في الشركة هم على دراية بمسؤوليات أدوارهم في المنظَّمة.

2. شركة تدريب:

شركة التدريب هي طرف ثالث متخصص في تولِّي مسؤوليات التدريب لقسم التعلُّم والتطوير، ويمكن أن تكون شركات التدريب مسؤولة عن إدارة الدورات التدريبية العامة لموظفي عملائها؛ مثل الإعداد أو مراجعة المهارات أو يمكن أن تكون متخصِّصة في مجال معيَّن له متطلبات تنظيمية خاصة وامتثال.

3. مؤسسة موسَّعة:

المؤسسات الموسَّعة هي المسؤولة عن تدريب الشركاء الخارجيين الذين يشكلون جزءاً من شبكة الشركات الأكبر، وعادةً ما يكون هؤلاء الشركاء كيانات أصغر تستخدم منتج أو خدمة الشركة الرئيسة لمصالحها الخاصة.

بغضِّ النظر عمَّن يُنفِّذ البرنامج التدريبي لمؤسستك، فمن المؤكَّد أنَّه مع وجود الكثير من التعقيدات في شركتك، سيحتاجون إلى استخدام برنامج إدارة الدورة التدريبية الذي يُلبي تعقيد إدارة موارد التعلُّم والجداول الزمنية، وتوافر المدرِّب هو أمر يساعد على النجاح.

ما هو أفضل نظام لإدارة الدورة التدريبية؟

يعتمدُ الأمرُ على احتياجاتك، وأفضل نظام لإدارة الدورة التدريبية هو النظام الذي يناسب احتياجات مؤسستك وأهدافها ويمكن أن يتكامل مع أساليب التعلُّم الأخرى التي تستخدمها، ومع وجود العديد من الأنظمة المتاحة في النظام البيئي للتعلُّم المؤسَّسي اليوم، ستحتاج إلى التأكُّد من إجراء البحثِ والعثورِ على نظام يطبق أفضل ممارسات المجال ومُخصَّص لنجاحِ مؤسَّستك.

الآن، السؤال الأكثر أهميةً هو هل هذا ضروري حقاً؟

التدريب بقيادة المدرِّب هو أكثر أنواع التدريب انتشاراً اليوم، ووفقاً لمجموعة براندون هول (Brandon Hall Group) تستفيدُ 66% من الشركات من الدورة التدريبية بدرجة عالية جداً، أكثر بكثير من أيَّة طريقة أُخرى، ويصِلُ الرقم إلى 76% للشركات عالية الأداء، ولا يمكن الاستغناء عن التدريب بقيادة مدرِّب (ILT) في العديد من المجالات، ويشمل ذلك التدريب التقني والقيادي؛ حيثُ يكونُ الجانب الاجتماعي والعملي للتعلُّم لا يُقدَّر بثمن، وعلى الرغم من هذه الفوائد المعروفة، لكنْ تُوجَدُ مشكلة من حيث فاعلية التكاليف؛ وذلك لأنَّ عمليات المكتب الخلفي غالباً لا تُدار بالشكل الأمثل.

هنا يظهرُ دور نظام إدارة التدريب، ومن خلالِ تبسيط جميع عمليات المكتب الخلفي، فإنَّ النظام الأساسي هو الذي يُمكِّنُ المؤسسات من تقديم تدريب فعَّال بقيادة مدرِّب، كما أنَّهُ يُحسِّنُ النشاط التدريبي العام.